У якому форматі надсилати файли на переклад: повний розбір

Формат файлу впливає на вартість, строки та якість перекладу сильніше, ніж очікує більшість замовників. Той самий текст, надісланий у вигляді документа Word і у вигляді сканованого PDF, відрізняється за ціною в рази, а за строками — у кілька разів.

Причина проста: переклад — це робота з текстом, а не зображенням тексту. Якщо файл у форматі, який дає змогу автоматично дістати текст і так само автоматично повернути переклад на місце, ви платите за переклад. Якщо ні, ви платите ще й за все, що доводиться робити навколо: розпізнавання, відновлення структури, верстку, звіряння.

Ця стаття — орієнтир по всіх основних форматах: що з ними відбувається під час перекладу, коли потрібна верстка та що надсилати, щоб не переплачувати.

Головне правило: надсилайте вихідний файл, а не експорт

Якщо запам’ятати з цієї статті одну річ, нехай це буде вона.

Майже кожен файл, який приходить на переклад у форматі PDF, колись був чимось іншим: документом Word, макетом InDesign, таблицею Excel, презентацією або сторінкою сайту. PDF — це кінцева стадія, стан «для показу й друку», з якого шлях назад завжди дорожчий за шлях уперед.

Перш ніж надсилати файл, витратьте п’ять хвилин і поставте запитання колегам: хто робив цей документ і чи зберігся файл, з якого його експортували. У половині випадків оригінал згаходять, і замовлення відразу дешевшає.

Те саме стосується скріншотів замість таблиць, роздруківок замість електронних документів і фотографій екрана замість файлу.

Чотири групи форматів

1. Дкументи, що редагуються

Найзручніша група. Текст витягується автоматично, структура зберігається, переклад повертається в те саме оформлення. Верстка зазвичай не потрібна або мінімальна.

• Переклад документів Word у форматі DOCX і DOC
• Переклад таблиць Excel у форматі XLSX і XLS
• Переклад презентацій PowerPoint у форматі PPTX і PPT
• Переклад файлів RTF і TXT
• Переклад документів OpenDocument: ODT, ODS, ODP
• Переклад файлів Markdown
• Переклад HTML-сторінок і шаблонів

Тут працює просте правило: надсилайте файл у тому вигляді, у якому ви його редагуєте.

2. Формати верстки і дизайну

Текст доступний, але жорстко прив’язаний до оформлення. Перекладений текст майже завжди довший за оригінал, тому після перекладу потрібен окремий етап роботи з макетом. Верстка тарифікується окремо від перекладу.

• Переклад файлів InDesign у форматах IDML та INDD
• Переклад файлів InCopy у форматі ICML
• Переклад файлів FrameMaker у форматі MIF
• Переклад файлів Illustrator у форматі AI
• Переклад файлів Photoshop у форматі PSD
• Переклад макетів Figma
• Переклад макетів Sketch і Adobe XD
• Переклад публікацій QuarkXPress
• Переклад креслень AutoCAD у форматах DWG і DXF
• Переклад векторної графіки SVG і EPS

Важливий нюанс: закриті бінарні формати, зокрема INDD і PSD, не передаються на переклад безпосередньо. Для них таких випадків є обмінні формати, і саме вони є робочими. Для InDesign це IDML.

3. Технічні та локалізаційні формати

У цих файлах текст перемішаний зі службовими конструкціями: ключами, тегами, змінними, плейсхолдерами. Перекладати їх у звичайному текстовому редакторі небезпечно: один зайвий символ у змінній ламає роботу програми чи сайту.

• Переклад файлів XLIFF
• Переклад файлів PO і MO
• Переклад файлів JSON
• Переклад файлів XML
• Переклад файлів YAML
• Переклад файлів RESX для .NET
• Переклад файлів .strings і .stringsdict для iOS
• Переклад XML-ресурсів Android
• Переклад файлів properties для Java
• Переклад файлів CSV і TSV
• Переклад субтитрів SRT, VTT і SBV
• Переклад документації у форматах DITA і DocBook
• Переклад проєктів MadCap Flare
• Переклад навчальних курсів Articulate Storyline і пакетів SCORM

Професійні системи перекладу розпізнають структуру таких файлів, показують перекладачеві тільки текст і технічно захищають решту від змін. Верстка не потрібна, натомість критично важлива перевірка цілісності службових елементів.

4. Формати кінцевої публікації

Найскладніша та найдорожча група. Текст або взагалі відсутній як текст, або присутній у вигляді, непридатному для автоматичної обробки. Потрібне розпізнавання, відновлення структури й повна верстка результату.

• Переклад PDF-документів
• Переклад сканованих документів
• Переклад тексту із зображень JPG, PNG і TIFF
• Переклад роздруківок і фотографій документів
• Переклад файлів із текстом, перетвореним на криві

Це не означає, що з такими файлами не працюють. Це означає, що з них варто починати тільки тоді, коли початкового файлу справді немає.

Які матеріали найчастіше надсилають на переклад

Якщо дивитися не на розширення файлу, а на тип матеріалу, картина виглядає так.

Ділові й корпоративні документи

• Переклад договорів і угод
• Переклад установчих документів компанії
• Переклад тендерної документації
• Переклад комерційних пропозицій
• Переклад фінансової звітності
• Переклад презентацій для інвесторів
• Переклад протоколів, актів і службових записок

Технічні матеріали

• Переклад посібників з експлуатації
• Переклад технічної документації
• Переклад каталогів запчастин
• Переклад специфікацій і технічних умов
• Переклад креслень і схем
• Переклад інструкцій із монтажу й обслуговування
• Переклад сертифікатів і декларацій відповідності

Маркетингові матеріали

• Переклад сайтів і лендингів
• Переклад каталогів продукції
• Переклад брошур і буклетів
• Переклад email-розсилок
• Переклад рекламних оголошень
• Переклад дописів для соцмереж
• Переклад пресрелізів

Продуктові та ІТ-матеріали

• Переклад інтерфейсу програмного забезпечення
• Переклад мобільних застосунків
• Переклад описів у магазинах застосунків
• Переклад бази знань і довідкового центру
• Переклад технічної документації для розробників
• Переклад макетів інтерфейсу

Навчальні та відеоматеріали

• Переклад навчальних курсів
• Переклад субтитрів до відео
• Переклад сценаріїв для озвучування
• Переклад записів вебінарів і виступів
• Переклад тестів і перевірочних завдань

Медичні та регуляторні документи

• Переклад медичної документації
• Переклад реєстраційних матеріалів
• Переклад документації клінічних досліджень
• Переклад інструкцій до медичних виробів

Для кожної з цих категорій діють свої правила підготовки файлів, і саме тому найдешевший шлях завжди починається з одного запитання: у якому вигляді цей матеріал існував до того, як став PDF.

Орієнтовна таблиця

Що у вас є	Що надіслати	Верстка після перекладу	Складність
Документ Word	DOCX	Зазвичай не потрібна	Низька
Таблиця	XLSX або CSV	Ширина стовпців	Середня
Презентація	PPTX	Майже завжди потрібна	Середня
Каталог, брошура	IDML разом із зображеннями та шрифтами	Обов’язкова	Висока
Макет інтерфейсу	Файл Figma або доступ до проєкту	Перевірка макета	Середня
Сайт	Доступ до системи керування сайтом	Не потрібна	Середня
Застосунок або програма	Локалізаційні файли з репозиторію	Не потрібна	Середня
Відео	Файл субтитрів SRT або VTT, за наявності скрипт	Таймінг	Середня
PDF із вихідним файлом	Вихідний файл, PDF як зразок	За вихідним файлом	Низька або середня
PDF без вихідного файлу	PDF	Обов’язкова	Висока
Скан або фотографія	Найякісніший наявний скан	Обов’язкова	Найвища

Що відбувається з файлом під час перекладу

Механізм однаковий для всіх форматів, і його варто розуміти, бо з нього випливають усі практичні поради.

Розділення тексту й оформлення. Система перекладу відкриває файл і відокремлює текст від усього іншого: стилів, тегів, розмітки, службових конструкцій. Оформлення зберігається окремо й чекає на повернення перекладу.

Сегментація. Текст розбивається на сегменти, зазвичай на речення. Це одиниця, з якою працює перекладач і яка потрапляє в пам’ять перекладів.

Пам’ять перекладів. Кожен перекладений сегмент зберігається. У наступному документі того самого замовника однакові й схожі речення підставляються автоматично. Саме тому другий і кожен наступний проєкт коштують менше, ніж перший.

Глосарій. Терміни компанії фіксуються один раз і далі підказуються перекладачеві автоматично, забезпечуючи уніфікованість в усіх матеріалах.

Автоматична перевірка. Контролює числа, одиниці вимірювання, повноту сегментів, цілісність тегів і змінних, відповідність глосарію.

Складання файлу назад. Переклад повертається в первісну структуру, і ви отримуєте файл того самого типу, що надсилали.

З цього механізму випливає найважливіший практичний наслідок: усе, що заважає системі коректно розбити текст на речення, погіршує і якість, і ціну. Тому ручні переноси рядків усередині речень, таблиці з пробілів і текст, розсипаний по окремих текстових блоках, шкодять більше, ніж здається.

XLIFF: формат, який ви побачите всюди

Якщо ви замовляєте переклад сайту, застосунку чи будь-якого контенту із системи, рано чи пізно почуєте про XLIFF.

Це стандартний обмінний формат перекладацької галузі. У ньому зберігаються пари «оригінал і переклад» разом зі службовою розміткою, статусами та коментарями. Він потрібен саме для того, щоб контент можна було витягнути з будь-якої системи, перекласти й повернути назад без втрат.

Замовнику з XLIFF працювати не доводиться: файл живе всередині процесу. Але корисно знати про одне запитання, яке варто поставити підряднику або розробнику: чи передається контент в XLIFF зі збереженням розмітки, чи хтось копіюватиме текст вручну. Відповідь багато що скаже про те, як буде організована подальша підтримка.

Розширення тексту: чому переклад не вміщується

Це причина більшості проблем з оформленням, і вона стосується всіх форматів із фіксованим простором.

Орієнтовні показники для перекладу з англійської:

• українська та інші слов’янські мови: приблизно плюс 10–20%;
• німецька: приблизно плюс 20–35%;
• французька, іспанська, португальська: приблизно плюс 15–25%;
• китайська та японська: текст, навпаки, коротшає.

Цифри орієнтовні й залежать від типу контенту: технічний текст поводиться інакше, ніж маркетинговий.

Де це відчувається найболючіше:

• у презентаціях текст вилазить за межі блоку або програма самовільно зменшує шрифт;
• у макетах InDesign текст, що не вмістився, просто ховається, і його не видно на сторінці;
• у таблицях ламається ширина стовпців і висота рядків;
• в інтерфейсах текст обрізається або накладається на елементи керування;
• у полях з обмеженням символів дані просто не завантажуються в систему.

Якщо у вашому файлі є місця з жорсткими обмеженнями довжини, скажіть про це до початку перекладу. Контролювати довжину під час роботи над текстом дешевше, ніж переробляти результат.

Коли верстка потрібна, а коли — ні

Верстка не потрібна, якщо оформлення відновлюється автоматично: документи Word, локалізаційні файли, контент сайту, субтитри.

Верстка потрібна, якщо текст живе у фіксованому просторі: макети InDesign, презентації, PDF без вихідного файлу, друкована продукція, матеріали з великою кількістю ілюстрацій.

Верстка й DTP тарифікуються окремо від перекладу, бо їхній обсяг залежить від складності макета, а не від кількості слів.

Окремо варто закладати вичитку після верстки. Це перевірка вже зверстаного документа лінгвістом на наявність обрізаних рядків, некоректних переносів, підписів, що з’їхали, діакритичних позначок, що зникли через шрифт. Для всього, що йде в друк, цей етап обов’язковий.

Формати, які потребують окремої підготовки

Скановані документи. Спершу оптичне розпізнавання, потім вичитка розпізнаного, і тільки потім переклад. Якість скану безпосередньо впливає на строки: чіткий скан 300 dpi обробляється швидше, ніж фотографія сторінки, зроблена телефоном.

Текст усередині зображень. Написи на схемах, підписи осей діаграм, кнопки на скріншотах автоматично не витягуються: потрібне розпізнавання або набір, переклад і перемальовування. Якщо збереглися початкові ілюстрації, надсилайте їх разом із документом.

Текст, перетворений на криві. У векторних макетах текст іноді перетворюють на криві перед етапом друку. Після цього він остаточно припиняє бути текстом. Потрібен файл до перетворення.

Файли із захистом. Паролі й обмеження на редагування блокують імпорт. Знімайте захист заздалегідь або надсилайте пароль.

Коли файли взагалі не потрібні

Найзручніший сценарій — це той, у якому немає обміну файлами.

Якщо контент живе в системі, до якої можна підключити конектор— у системі керування сайтом, довідковому центрі, репозиторії розробників, дизайн-інструменті, хмарному сховищі чи товарному каталозі — переклад вбудовується безпосередньо в цей контур. Новий і змінений текст автоматично потрапляє в чергу перекладу; готовий текст автоматично повертається на місце.

Що це дає на практиці:

• зникає ручне перенесення тексту та пов’язаний із ним клас помилок;
• на переклад іде тільки те, що змінилося, а не документ цілком;
• статус видно в тій системі, у якій ви й так працюєте;
• узгодженість термінології забезпечується автоматично, бо всі матеріали проходять через один глосарій.

Для разового замовлення це надлишково. Для регулярного потоку контенту окупається швидко.

Чек-ліст: що надіслати разом із файлом

1. Вихідний файл, а не експорт. PDF додайте як зразок оформлення.
2. Зв’язані елементи: зображення, шрифти, вихідні файли ілюстрацій.
3. Мовну пару та напрямок.
4. Призначення матеріалу: внутрішнє користування, друк, публікація, подання в державний орган.
5. Що перекладати не потрібно: артикули, коди, назви продуктів, фрагменти коду.
6. Обмеження довжини, якщо вони є.
7. Глосарій, попередні переклади або посилання на ваші матеріали цільовою мовою.
8. Строк і формат результату.

Що ретельніше зібраний цей пакет, то точніший прорахунок ви отримаєте з першого разу та менше уточнень буде під час роботи.

Типові помилки

Надсилають PDF, хоча є вихідний файл. Найпоширеніша та найдорожча помилка.

Роздруковують і сканують електронний документ. Текстовий файл перетворюється на зображення, і роботу доводиться починати з розпізнавання.

Копіюють текст із таблиці чи макета у Word. Втрачається структура, і повертати переклад доводиться вручну.

Не згадують про приховані елементи. Приховані аркуші, слайди, шари й колонтитули або пропускаються, або з’ясовуються посеред проєкту та змінюють обсяг.

Пропускають вичитку після верстки. Найдешевший етап, економія на якому найчастіше закінчується передруком.

Замовляють переклад до того, як контент стабілізувався. Якщо текст ще змінюється, розумніше почати з ядра, а не з усього обсягу.

FAQ

Чи впливає формат файлу на вартість перекладу? Так, і суттєво. Сама ставка за переклад починається від 0,91 грн за слово незалежно від формату. Але до перекладу можуть додаватися розпізнавання, відновлення структури, робота з текстом на зображеннях і верстка, і саме ці роботи створюють різницю в підсумковій сумі.

У якому форматі краще надсилати документи? У тому, у якому ви їх редагуєте. Для текстів — DOCX, для таблиць — XLSX, для презентацій — PPTX, для макетів — вихідний файл верстки. PDF надсилайте як довідковий матеріал, а не як робочий файл.

Чи можна надіслати посилання на сайт замість файлів? Для оцінки — так. Для роботи краще налаштувати передачу контенту із самої системи керування сайтом: так ви уникнете ручного копіювання і зможете дешево оновлювати переклад надалі.

Ми не знаємо, у якому форматі наш контент. Що робити? Надішліть те, що є, і опишіть, звідки взявся цей матеріал. Визначити робочий формат і запропонувати найдешевший шлях — це частина нашої роботи, а не ваша.

Чи повернете ви файл у тому самому форматі? Так. За замовчуванням переклад повертається в тому самому форматі, що й оригінал. Якщо потрібен інший формат на виході, наприклад двомовна таблиця або окремий файл на кожну мову, скажіть про це на старті.

Чи можна перекласти файл, який ми не можемо відкрити самі? Як правило, так. Багато форматів, з якими працює галузь, відкриваються тільки в спеціалізованих програмах. Надішліть файл — ми подивимося та скажемо, що з ним можна зробити.

Скільки коштує верстка? Верстка й DTP рахуються окремо від перекладу за обсягом роботи з макетом: кількістю сторінок, складністю оформлення, кількістю ілюстрацій у тексті. Прорахунок робимо після перегляду файлів.