В каком формате отправлять файлы на перевод: полный разбор

Формат файла влияет на стоимость, сроки и качество перевода сильнее, чем большинство заказчиков ожидает. Один и тот же текст, отправленный в виде документа Word и в виде сканированного PDF, отличается по цене в разы, а по срокам в несколько раз.

Причина проста. Перевод это работа с текстом, а не с изображением текста. Если файл позволяет достать текст автоматически и так же автоматически вернуть перевод на место, вы платите за перевод. Если нет, вы платите ещё и за всё, что приходится делать вокруг: распознавание, восстановление структуры, вёрстку, сверку.

Эта статья это ориентир по всем основным форматам: что с ними происходит во время перевода, когда нужна вёрстка и что присылать, чтобы не переплачивать.

Главное правило: присылайте исходник, а не экспорт

Если запомнить из этой статьи одну вещь, пусть это будет она.

Почти каждый файл, который приходит на перевод в PDF, когда-то был чем-то другим: документом Word, макетом InDesign, таблицей Excel, презентацией, страницей сайта. PDF это конечная стадия, состояние «для показа и печати», из которого путь назад всегда дороже пути вперёд.

Прежде чем отправлять файл, потратьте пять минут на вопрос коллегам: кто делал этот документ и сохранился ли файл, из которого его экспортировали. В половине случаев исходник находится, и заказ сразу дешевеет.

То же касается скриншотов вместо таблиц, распечаток вместо электронных документов и фотографий экрана вместо файла.

Четыре группы форматов

1. Редактируемые документы

Самая удобная группа. Текст извлекается автоматически, структура сохраняется, перевод возвращается в то же оформление. Вёрстка обычно не нужна или минимальна.

• Перевод документов Word в формате DOCX и DOC
• Перевод таблиц Excel в формате XLSX и XLS
• Перевод презентаций PowerPoint в формате PPTX и PPT
• Перевод файлов RTF и TXT
• Перевод документов OpenDocument: ODT, ODS, ODP
• Перевод файлов Markdown
• Перевод HTML-страниц и шаблонов

Здесь работает простое правило: присылайте файл в том виде, в котором вы его редактируете.

2. Форматы вёрстки и дизайна

Текст доступен, но жёстко привязан к оформлению. Переведённый текст почти всегда длиннее оригинала, поэтому после перевода нужен отдельный этап работы с макетом. Вёрстка тарифицируется отдельно от перевода.

• Перевод файлов InDesign в форматах IDML и INDD
• Перевод файлов InCopy в формате ICML
• Перевод файлов FrameMaker в формате MIF
• Перевод файлов Illustrator в формате AI
• Перевод файлов Photoshop в формате PSD
• Перевод макетов Figma
• Перевод макетов Sketch и Adobe XD
• Перевод публикаций QuarkXPress
• Перевод чертежей AutoCAD в форматах DWG и DXF
• Перевод векторной графики SVG и EPS

Важный нюанс: закрытые бинарные форматы, в частности INDD и PSD, на перевод не передаются напрямую. Для них существуют обменные форматы, и именно они являются рабочими. Для InDesign это IDML.

3. Технические и локализационные форматы

В этих файлах текст перемешан со служебными конструкциями: ключами, тегами, переменными, плейсхолдерами. Переводить их в обычном текстовом редакторе опасно: один лишний символ в переменной ломает работу программы или сайта.

• Перевод файлов XLIFF
• Перевод файлов PO и MO
• Перевод файлов JSON
• Перевод файлов XML
• Перевод файлов YAML
• Перевод файлов RESX для .NET
• Перевод файлов .strings и .stringsdict для iOS
• Перевод XML-ресурсов Android
• Перевод файлов properties для Java
• Перевод файлов CSV и TSV
• Перевод субтитров SRT, VTT и SBV
• Перевод документации в форматах DITA и DocBook
• Перевод проектов MadCap Flare
• Перевод учебных курсов Articulate Storyline и пакетов SCORM

Профессиональные системы перевода распознают структуру таких файлов, показывают переводчику только текст и технически защищают остальное от изменений. Вёрстка не нужна, зато критически важна проверка целостности служебных элементов.

4. Форматы конечной публикации

Самая сложная и самая дорогая группа. Текст либо вообще отсутствует как текст, либо присутствует в виде, непригодном для автоматической обработки. Нужно распознавание, восстановление структуры и полная вёрстка результата.

• Перевод PDF-документов
• Перевод сканированных документов
• Перевод текста с изображений JPG, PNG и TIFF
• Перевод распечаток и фотографий документов
• Перевод файлов с текстом, преобразованным в кривые

Это не значит, что с такими файлами не работают. Это значит, что с них стоит начинать только тогда, когда исходника действительно нет.

Какие материалы чаще всего отправляют на перевод

Если смотреть не на расширение файла, а на тип материала, картина выглядит так.

Деловые и корпоративные документы

• Перевод договоров и соглашений
• Перевод учредительных документов компании
• Перевод тендерной документации
• Перевод коммерческих предложений
• Перевод финансовой отчётности
• Перевод презентаций для инвесторов
• Перевод протоколов, актов и служебных записок

Технические материалы

• Перевод руководств по эксплуатации
• Перевод технической документации
• Перевод каталогов запчастей
• Перевод спецификаций и технических условий
• Перевод чертежей и схем
• Перевод инструкций по монтажу и обслуживанию
• Перевод сертификатов и деклараций соответствия

Маркетинговые материалы

• Перевод сайтов и лендингов
• Перевод каталогов продукции
• Перевод брошюр и буклетов
• Перевод email-рассылок
• Перевод рекламных объявлений
• Перевод постов для соцсетей
• Перевод пресс-релизов

Продуктовые и ИТ-материалы

• Перевод интерфейса программного обеспечения
• Перевод мобильных приложений
• Перевод описаний в магазинах приложений
• Перевод базы знаний и справочного центра
• Перевод технической документации для разработчиков
• Перевод макетов интерфейса

Учебные и видеоматериалы

• Перевод учебных курсов
• Перевод субтитров к видео
• Перевод сценариев для озвучивания
• Перевод записей вебинаров и выступлений
• Перевод тестов и проверочных заданий

Медицинские и регуляторные документы

• Перевод медицинской документации
• Перевод регистрационных материалов
• Перевод документации клинических исследований
• Перевод инструкций к медицинским изделиям

Для каждой из этих категорий действуют свои правила подготовки файлов, и именно поэтому самый дешёвый путь всегда начинается с одного вопроса: в каком виде этот материал существовал до того, как стал PDF.

Ориентировочная таблица

Что у вас есть	Что прислать	Вёрстка после перевода	Сложность
Документ Word	DOCX	Обычно не нужна	Низкая
Таблица	XLSX или CSV	Ширина столбцов	Средняя
Презентация	PPTX	Почти всегда нужна	Средняя
Каталог, брошюра	IDML вместе с изображениями и шрифтами	Обязательна	Высокая
Макет интерфейса	Файл Figma или доступ к проекту	Проверка макета	Средняя
Сайт	Доступ к системе управления сайтом	Не нужна	Средняя
Приложение или программа	Локализационные файлы из репозитория	Не нужна	Средняя
Видео	Файл субтитров SRT или VTT, при наличии скрипт	Тайминг	Средняя
PDF с исходником	Исходный файл, PDF как образец	По исходнику	Низкая или средняя
PDF без исходника	PDF	Обязательна	Высокая
Скан или фотография	Самый качественный имеющийся скан	Обязательна	Наивысшая

Что происходит с файлом во время перевода

Механизм одинаков для всех форматов, и его стоит понимать, потому что из него следуют все практические советы.

Разделение текста и оформления. Система перевода открывает файл и отделяет текст от всего остального: стилей, тегов, разметки, служебных конструкций. Оформление сохраняется отдельно и ждёт возврата перевода.

Сегментация. Текст разбивается на сегменты, обычно на предложения. Это единица, с которой работает переводчик и которая попадает в память переводов.

Память переводов. Каждый переведённый сегмент сохраняется. В следующем документе того же заказчика одинаковые и похожие предложения подставляются автоматически. Именно поэтому второй и каждый следующий проект стоит меньше первого.

Глоссарий. Термины компании фиксируются один раз и дальше подсказываются переводчику автоматически, обеспечивая одинаковое название во всех материалах.

Автоматическая проверка. Контролирует числа, единицы измерения, полноту сегментов, целостность тегов и переменных, соответствие глоссарию.

Сборка файла назад. Перевод возвращается в первоначальную структуру, и вы получаете файл того же типа, что присылали.

Из этого механизма следует самое важное практическое следствие: всё, что мешает системе корректно разбить текст на предложения, ухудшает и качество, и цену. Поэтому ручные переносы строк внутри предложений, таблицы из пробелов и текст, рассыпанный по отдельным текстовым блокам, вредят больше, чем кажется.

XLIFF: формат, который вы увидите везде

Если вы заказываете перевод сайта, приложения или любого контента из системы, рано или поздно услышите об XLIFF.

Это стандартный обменный формат переводческой отрасли. В нём хранятся пары «оригинал и перевод» вместе со служебной разметкой, статусами и комментариями. Он нужен именно для того, чтобы контент можно было извлечь из любой системы, перевести и вернуть назад без потерь.

Заказчику с XLIFF работать не приходится: файл живёт внутри процесса. Но полезно знать один вопрос, который стоит задать подрядчику или разработчику: передаётся ли контент в XLIFF с сохранением разметки, или кто-то будет копировать текст вручную. Ответ многое скажет о том, как будет устроена дальнейшая поддержка.

Расширение текста: почему перевод не помещается

Это причина большинства проблем с оформлением, и она касается всех форматов с фиксированным пространством.

Ориентировочные показатели для перевода с английского:

• украинский и другие славянские языки: примерно плюс 10 до 20 процентов
• немецкий: примерно плюс 20 до 35 процентов
• французский, испанский, португальский: примерно плюс 15 до 25 процентов
• китайский и японский: текст наоборот становится короче

Цифры ориентировочные и зависят от типа контента: технический текст ведёт себя иначе, чем маркетинговый.

Где это чувствуется больнее всего:

• в презентациях текст вылезает за пределы блока или программа самовольно уменьшает шрифт;
• в макетах InDesign текст, который не поместился, просто прячется, и его не видно на странице;
• в таблицах ломается ширина столбцов и высота строк;
• в интерфейсах текст обрезается или накладывается на элементы управления;
• в полях с ограничением символов данные просто не загружаются в систему.

Если в вашем файле есть места с жёсткими ограничениями длины, скажите об этом до начала перевода. Контролировать длину во время работы над текстом дешевле, чем переделывать результат.

Когда нужна вёрстка, а когда нет

Вёрстка не нужна, если оформление восстанавливается автоматически: документы Word, локализационные файлы, контент сайта, субтитры.

Вёрстка нужна, если текст живёт в фиксированном пространстве: макеты InDesign, презентации, PDF без исходника, печатная продукция, материалы с большим количеством иллюстраций.

Вёрстка и DTP тарифицируются отдельно от перевода, потому что их объём зависит от сложности макета, а не от количества слов.

Отдельно стоит закладывать вычитку после вёрстки. Это проверка уже свёрстанного документа лингвистом: обрезанные строки, некорректные переносы, съехавшие подписи, исчезнувшая диакритика из-за шрифта. Для всего, что идёт в печать, этот этап обязателен.

Форматы, которые требуют отдельной подготовки

Сканированные документы. Сначала оптическое распознавание, потом вычитка распознанного, и только потом перевод. Качество скана прямо влияет на сроки: чёткий скан 300 dpi обрабатывается быстрее фотографии страницы, сделанной телефоном.

Текст внутри изображений. Надписи на схемах, подписи осей диаграмм, кнопки на скриншотах. Автоматически не извлекаются: нужно распознавание или набор, перевод и перерисовка. Если сохранились исходники иллюстраций, присылайте их вместе с документом.

Текст, преобразованный в кривые. В векторных макетах текст иногда переводят в кривые перед отправкой в печать. После этого он перестаёт быть текстом окончательно. Нужен файл до преобразования.

Файлы с защитой. Пароли и ограничения на редактирование блокируют импорт. Снимайте защиту заранее или присылайте пароль.

Когда файлы вообще не нужны

Самый удобный сценарий это тот, в котором обмена файлами нет.

Если контент живёт в системе, к которой можно подключить коннектор, в системе управления сайтом, справочном центре, репозитории разработчиков, дизайн-инструменте, облачном хранилище или товарном каталоге, перевод встраивается прямо в этот контур. Новый и изменённый текст автоматически попадает в очередь перевода, готовый текст автоматически возвращается на место.

Что это даёт на практике:

• исчезает ручной перенос текста и связанный с ним класс ошибок;
• на перевод идёт только то, что изменилось, а не документ целиком;
• статус виден в той системе, в которой вы и так работаете;
• согласованность терминологии обеспечивается автоматически, потому что все материалы проходят через один глоссарий.

Для разового заказа это избыточно. Для регулярного потока контента окупается быстро.

Чек-лист: что прислать вместе с файлом

1. Исходный файл, а не экспорт. PDF добавьте как образец оформления.
2. Связанные элементы: изображения, шрифты, исходники иллюстраций.
3. Языковую пару и направление.
4. Назначение материала: внутреннее пользование, печать, публикация, подача в государственный орган.
5. Что переводить не нужно: артикулы, коды, названия продуктов, фрагменты кода.
6. Ограничения длины, если они есть.
7. Глоссарий, предыдущие переводы или ссылку на ваши материалы на целевом языке.
8. Срок и формат результата.

Чем тщательнее собран этот пакет, тем точнее расчёт вы получите с первого раза и тем меньше уточнений будет посреди работы.

Типичные ошибки

Присылают PDF, хотя исходник существует. Самая распространённая и самая дорогая ошибка.

Распечатывают и сканируют электронный документ. Текстовый файл превращается в изображение, и работу приходится начинать с распознавания.

Копируют текст из таблицы или макета в Word. Теряется структура, и возвращать перевод приходится вручную.

Не упоминают о скрытых элементах. Скрытые листы, слайды, слои и колонтитулы либо пропускаются, либо выясняются посреди проекта и меняют объём.

Пропускают вычитку после вёрстки. Самый дешёвый этап, экономия на котором чаще всего заканчивается перепечаткой.

Заказывают перевод до того, как контент стабилизировался. Если текст ещё меняется, разумнее начать с ядра, а не со всего объёма.

FAQ

Влияет ли формат файла на стоимость перевода?
Да, и существенно. Сама ставка за перевод начинается от 0,91 грн за слово независимо от формата. Но вокруг перевода могут добавляться распознавание, восстановление структуры, работа с текстом на изображениях и вёрстка, и именно эти работы создают разницу в итоговой сумме.

В каком формате лучше присылать документы?
В том, в котором вы их редактируете. Для текстов это DOCX, для таблиц XLSX, для презентаций PPTX, для макетов исходный файл вёрстки. PDF присылайте как справочный материал, а не как рабочий файл.

Можно ли прислать ссылку на сайт вместо файлов?
Для оценки да. Для работы лучше настроить передачу контента из самой системы управления сайтом: так вы избежите ручного копирования и сможете дёшево обновлять перевод в дальнейшем.

Мы не знаем, в каком формате наш контент. Что делать?
Пришлите то, что есть, и опишите, откуда этот материал взялся. Определить рабочий формат и предложить самый дешёвый путь это часть нашей работы, а не вашей.

Вернёте ли вы файл в том же формате?
Да. По умолчанию перевод возвращается в том же формате, что и оригинал. Если нужен другой формат на выходе, например двуязычная таблица или отдельный файл на каждый язык, скажите об этом на старте.

Можно ли перевести файл, который мы не можем открыть сами?
Обычно да. Многие форматы, с которыми работает отрасль, открываются только в специализированных программах. Пришлите файл, мы посмотрим и скажем, что с ним можно сделать.

Сколько стоит вёрстка?
Вёрстка и DTP считаются отдельно от перевода, по объёму работы с макетом: количеству страниц, сложности оформления, количеству иллюстраций с текстом. Расчёт делаем после просмотра файлов.

SEO title: В каком формате отправлять файлы на перевод: полный разбор

SEO description: Какие форматы файлов подходят для перевода: документы, макеты, локализационные и сканированные файлы. Когда нужна вёрстка и что прислать в бюро. Цены от 0,91 грн за слово.

Примечание для редактора: после публикации остальных статей цикла проставить внутренние ссылки из перечней в разделах «Четыре группы форматов» и «Какие материалы чаще всего отправляют на перевод», а также из «Ориентировочной таблицы». Каждый пункт перечня является готовым анкором для соответствующей статьи цикла или страницы услуг.