Витребування документів

Що таке витребування документів

Так називається процедура оформлення дублікатів документів. Наприклад, якщо ви втратили або пошкодили свідоцтво про народження дитини чи диплом про вищу освіту, ви можете витребувати дублікат такого документа.

Після оформлення дубліката в архів або реєстр закладу вносять відповідний запис. Отриманий дублікат набуває юридичної сили, і ви можете використовувати його так само, як втрачений чи пошкоджений документ.

Де можна витребувати документи

Щодо витребування документів слід звернутися у відповідний орган — усе залежить від того, який саме документ потребує заміни. У таблиці нижче наведено основні органи, у які потрібно звернутися щодо витребування документів: РАЦС, медзаклади, органи суду тощо.

Як відбувається витребування документів

Спочатку слід підготувати всю потрібну інформацію:

1. Дані
   про втрачений (пошкоджений) документ: зокрема, тип документа, коли та якою
   установою він був виданий. Якщо документ пошкоджений, підготуйте його копію.
2. Особисті
   дані власника документа.

Також, найімовірніше, знадобиться заява визначеного зразка, документ про оплату послуги витребування тощо. З повним переліком документів і процедурою оформлення запиту можна ознайомитися на сайті відповідної установи.

Витребуванням може займатися власник документа. Якщо він не має такої змоги, можна доручити це довіреній особі або фахівцям (наприклад, юристам).

Як витребувати документи із закордонної установи

Якщо ви перебуваєте в Україні і вам знадобився дублікат документа, виданого за кордоном, слід звернутися в департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України. Департамент може витребувати потрібні документи, залучивши дипломатичні представництва України у відповідній державі.

Як витребувати документи з України, перебуваючи за кордоном

Щоб витребувати документи, видані українським органом, потрібно звернутися в консульську установу або дипломатичне представництво України в тій країні, де ви перебуваєте. Там вам допоможуть оформити відповідний запит та інформуватимуть про перебіг справи.

Як правило, спочатку потрібно зареєструватися на прийом у консульстві чи дипломатичному представництві через відповідну онлайн-систему. З докладною інформацією завжди можна ознайомитися на офіційній вебсторінці установи.

Щоб витребувати документи з України, підготуйте:

• копію документа, який вам потрібно витребувати
  (якщо документ не втрачено);
• закордонний паспорт із копією першої сторінки
  (на якій указано ваші особисті дані);
• заяву на витребування потрібних документів;
• заповнені анкети визначеного зразка — на
  кожен документ потрібно заповнити три примірники такої анкети;
• якщо вам потрібно витребувати документ родича,
  також підготуйте документи, що підтверджують ваші родинні стосунки;
• якщо вам потрібно витребувати документ людини, з
  якою ви не перебуваєте в родинних стосунках, знадобиться належно оформлена довіреність;
• квитанцію про сплату комісії за виконання
  послуги.

Зверніть увагу, що вам можуть відмовити у витребуванні документів. Це може статися в таких випадках:

1. Ви
   не маєте права отримувати такі документи.
2. Ви
   не вказали в анкеті всю потрібну інформацію, тому немає змоги виконати запит.
3. Ви
   не сплатили консульський збір (або, якщо ви маєте право на сплачувати збір, не
   надали документ, що це підтверджує).
4. Вам
   потрібні документи з тимчасово окупованих територій, звідки наразі документи не
   надають.

Yurii Tsverkun

15 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.

Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.

Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School

Автор статті:

Юрій Цвєркун

Facebook

15 років у бізнесі професійних перекладів. Засновник і директор бюро перекладів «Профпереклад». Ключові компетенції: менеджмент, стратегічний маркетинг, лінгвістичні технології. Освіта: Києво-Могилянська бізнес-школа (KMBS) та IE Business School.