Транслітерація назв компаній, посад і підписантів: чому розбіжність в одній літері зупиняє угоду

Вступ

Юрист, який замовляє переклад установчих документів, зазвичай хвилюється через термінологію. Чи правильно передано «статутний капітал», чи не переплутано «учасника» з «акціонером», чи коректно відтворено формулювання щодо повноважень виконавчого органу. Це логічні хвилювання, і вони виправдані.

Але практика показує іншу річ. Документи повертаються з іноземних реєстрів, банків і судів не через складні правові конструкції. Вони повертаються через те, що ім’я директора в статуті вказане як Sergey, у довіреності — Serhii, а в закордонному паспорті — Sergiy. Через те, що назва компанії в одному документі виглядає як TOV Vertykal, а в іншому — Vertical LLC. Через те, що посада «голова правління» перетворилася на CEO, і іноземний нотаріус не розуміє, звідки в цієї особи повноваження ставити підпис.

Транслітерація виглядає як технічна дрібниця, яку можна довірити автоматичному конвертеру. Насправді це елемент правової ідентифікації. Ім’я підписанта, назва юридичної особи й найменування посади разом утворюють ланцюг, який підтверджує, що конкретна особа має право діяти від імені конкретної компанії. Розрив у будь-якій ланці цього ланцюга робить документ непридатним для виконання його призначення.

Ця стаття про те, як такий ланцюг влаштований, де він найчастіше рветься і як побудувати процес, у якому розбіжності неможливі за визначенням.

Три різні операції, які постійно плутають

Перше джерело помилок суто концептуальне. З іменованими сутностями (назви, імена, посади) можна виконати три принципово різні операції, і вибір неправильної операції руйнує документ.

1. Транслітерація. Це побуквене відтворення кириличного написання латиницею. «Щербань» стає Shcherban. Ми передаємо не значення, а лише звучання та графіку. Транслітерація застосовується до власних назв, які не мають і не повинні мати смислового перекладу.
2. Переклад. Відтворення значення. «Головний бухгалтер» стає Chief Accountant, а «Наглядова рада» — Supervisory Board. Тут навпаки: графічна форма нікого не цікавить — важливий функціональний відповідник.
3. Відтворення офіційно зафіксованого варіанта. Це взагалі не мовна операція. Це копіювання того, що вже записано в документі, який має пріоритет. Якщо в закордонному паспорті написано Iurii Gontcharenko, то в перекладі договору буде Iurii Gontcharenko, навіть якщо чинний стандарт дає Yurii Honcharenko, і навіть якщо перекладач вважає такий варіант незграбним.

Більшість помилок у корпоративних документах виникає тому, що виконавець застосував не ту операцію. Переклав те, що треба було транслітерувати. Транслітерував те, що треба було перекласти. Або застосував стандарт там, де треба було просто скопіювати наявний офіційний варіант.

Професійне бюро юридичних перекладів починає роботу над установчими документами саме з розділення цих трьох категорій, а не з перекладу першого абзацу.

Нормативна рамка: що насправді регулюється, а що — ні

Тут потрібна чесність, якої часто бракує в популярних матеріалах на цю тему.

Постанова КМУ № 55 від 27 січня 2010 року

Це основний документ, який містить таблицю транслітерації українського алфавіту латиницею. Він регулює транслітерацію прізвищ, імен осіб і географічних назв. Саме цю таблицю застосовує Державна міграційна служба для оформлення паспорта для виїзду за кордон. Таблиця з 2010 року не змінювалася, попри періодичні чутки про «нові правила».

Ключові особливості таблиці, які найчастіше дають несподіваний результат:

Літера	Латиниця	Умова	Приклад
Г	H	завжди	Гончар → Honchar
Ґ	G	завжди	Ґалаґан → Galagan
Ж	Zh	завжди	Жадан → Zhadan
зг	Zgh	буквосполучення	Згурівка → Zghurivka
Х	Kh	завжди	Харків → Kharkiv
Ц	Ts	завжди	Царенко → Tsarenko
Ч	Ch	завжди	Чорновіл → Chornovil
Ш	Sh	завжди	Шевченко → Shevchenko
Щ	Shch	завжди	Щербань → Shcherban
Ю	Yu / iu	на початку слова / в інших позиціях	Юрій → Yurii, Корюківка → Koriukivka
Я	Ya / ia	на початку слова / в інших позиціях	Яготин → Yahotyn, Костянтин → Kostiantyn
Є	Ye / ie	на початку слова / в інших позиціях	Єнакієве → Yenakiieve
Ї	Yi / i	на початку слова / в інших позиціях	Їжакевич → Yizhakevych, Миколаїв → Mykolaiv
Й	Y / i	на початку слова / в інших позиціях	Йосипенко → Yosypenko, Стрий → Stryi
Ь, ’	не відтворюються	завжди	Знам’янка → Znamianka, Русь → Rus

Саме через правило «Ю на початку слова = Yu, в інших позиціях = iu» ім’я Юрій транслітерується як Yurii, а не як звичне для багатьох Yuriy. І саме тому, що апостроф у транслітерації не передається, Мар’янівка стає Marianivka.

ДСТУ 9112:2021

Стандарт «Кирилично-латинична транслітерація і латинично-кирилична ретранслітерація українських текстів. Правила написання» діє з 1 квітня 2022 року. Він передбачає систему з діакритичними знаками й систему без них, і охоплює широке коло застосувань: міжнародні бази даних, наукометричні системи, реквізити офіційних бланків, вивіски, торговельні марки.

Важливо розуміти дві речі. По-перше, цей стандарт не стосується оформлення паспортів, там працює Постанова № 55. По-друге, стандарт не має сили, яка б перекривала вже зафіксовані офіційні написання. Якщо у вашому закордонному паспорті одне, а за ДСТУ виходить інше, у юридичному документі буде те, що в паспорті.

Міжнародні системи

У міжнародній практиці існують ISO 9 (наукова система з діакритикою), BGN/PCGN (англо-американська, звична для географічних назв), ALA-LC (бібліотечна). У корпоративних документах вони практично не застосовуються, але ви можете зустріти їх у наукових публікаціях, патентних матеріалах або в документах, підготовлених іноземною стороною.

Головне, чого немає

Для назв українських юридичних осіб немає обов’язкової встановленої транслітерації. Постанова № 55 стосується прізвищ, імен осіб і географічних назв. Найменування юридичної особи латиницею визначає сама компанія, яка й фіксує його в установчих документах.

Це не прогалина, а можливість. Компанія має право один раз ухвалити рішення, закріпити англомовне найменування в статуті й далі вимагати від усіх, включно з бюро перекладів, послідовного відтворення саме цього варіанта. Компанії, які цього не зробили, кожного разу отримують той варіант, який на свій розсуд обрав черговий виконавець.

Назви компаній

Джерело істини

Порядок пріоритетів для найменування юридичної особи латиницею виглядає так:

1. Найменування англійською мовою, зафіксоване в статуті або іншому установчому документі.
2. Найменування, яке компанія фактично використовує в міжнародних договорах, на бланках, у банківських реквізитах, у доменному імені.
3. Транслітерація за таблицею Постанови № 55, застосована за аналогією.

Якщо перший рівень існує, дискусія закінчена. Перекладач не має права «покращувати» назву, зафіксовану в статуті, навіть якщо вона містить помилку. Він має право повідомити клієнта про помилку, і саме це відрізняє юридичний переклад від механічної конвертації тексту.

Організаційно-правова форма: транслітерувати чи перекладати

Це найдискусійніше питання в перекладі установчих документів, і відповідь на нього неочевидна.

Спокуса перекласти ТОВ як LLC або Ltd зрозуміла: так текст виглядає звичніше для іноземного читача. Проблема в тому, що LLC є конкретною організаційно-правовою формою за правом окремих штатів США, а Ltd є формою за правом Англії та Уельсу. Українське товариство з обмеженою відповідальністю не є ані тим, ані іншим. Воно має власний режим, установлений Законом України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».

Коли в документі, який подається до іноземного реєстру, українська компанія називає себе LLC, читач робить хибне припущення щодо її правової природи: порядку передавання часток, відповідальності учасників, порядку ухвалення рішень. У більшості випадків це не має наслідків, однак у спорі про повноваження або в структурі угоди наслідки можуть бути серйозними.

Робоча рекомендація, яку застосовує більшість фахових бюро юридичних перекладів:

транслітерувати абревіатуру організаційно-правової форми, а за першої згадки додати пояснення.

ТОВ «Промтехбуд» → TOV Promtekhbud (a limited liability company incorporated under the laws of Ukraine)

Далі в тексті використовується скорочена форма TOV Promtekhbud або визначений термін, установлений у преамбулі договору.

Таблиця відповідників:

Українська форма	Транслітерація	Пояснювальний переклад
ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю)	TOV	limited liability company
ТДВ (товариство з додатковою відповідальністю)	TDV	additional liability company
АТ (акціонерне товариство)	AT	joint stock company
ПрАТ (приватне акціонерне товариство)	PrAT	private joint stock company
ПАТ (публічне акціонерне товариство)	PAT	public joint stock company
ДП (державне підприємство)	DP	state-owned enterprise
КП (комунальне підприємство)	KP	municipal enterprise
ПП (приватне підприємство)	PP	private enterprise
ФОП (фізична особа-підприємець)	FOP	individual entrepreneur
ГО (громадська організація)	HO	non-governmental organisation
БО, БФ (благодійна організація, фонд)	BO, BF	charitable organisation, charitable foundation
ОСББ	OSBB	condominium (co-owners) association
Філія	не транслітерується	branch
Представництво	не транслітерується	representative office

Зверніть увагу на останні два рядки. Філія і представництво не є організаційно-правовими формами: це структурні підрозділи, тому їх перекладають, а не транслітерують. Але й тут є пастка: branch і representative office мають різний правовий статус, і їх не можна плутати. Представництво іноземної компанії в Україні, акредитоване у встановленому порядку, — це саме representative office.

Порядок слів, лапки, регістр

Українська модель ставить абревіатуру форми перед назвою: ТОВ «Ромашка». Англомовна ставить абревіатуру після назви: Romashka LLC. Обидва варіанти зустрічаються, і обидва прийнятні за умови послідовності.

Практична рекомендація: зберігати український порядок у разі транслітерації форми (TOV Romashka), оскільки це підкреслює, що йдеться про українську юридичну особу, а не про англійську компанію.

Українські лапки-ялинки в англомовному тексті не використовуються. Варіанти: подвійні прямі лапки (TOV “Romashka”) або взагалі без лапок (TOV Romashka). Другий варіант чистіший і зараз переважає, але вибір має бути зафіксований і однаковий у всьому пакеті документів, включно з додатками.

Регістр: якщо назва українською пишеться з великої літери в кожному слові (ТОВ «Щедрий Дар»), у латинській версії це зберігається (TOV Shchedryi Dar). Якщо назва є загальним словом у лапках, вона все одно пишеться з великої літери, бо це власна назва.

Назви, які вже мають латинську форму

Окрема категорія: компанії, чиї кириличні назви самі є транслітерацією з латиниці. Наприклад, ТОВ «Смарт Солюшнз», ТОВ «Юнітрейд», ТОВ «Дельта Медікал».

Тут зворотна транслітерація за таблицею дає катастрофічний результат: Smart Soliushnz, Yunitreid, Delta Medikal. Правильна дія полягає в тому, щоб відновити вихідну латинську форму: Smart Solutions, Unitrade, Delta Medical. Для цього потрібно перевірити фактичне вживання: сайт компанії, її бланки, торговельну марку, реквізити в договорах.

Це один із випадків, коли автоматичний інструмент гарантовано помиляється, а людина з доступом до контексту — гарантовано ні.

Зворотний напрямок: іноземні компанії в українських документах

Для юридичних відділів філій, представництв і дочірніх компаній іноземних груп актуальна протилежна задача: як писати назву материнської компанії в українському документі.

Три робочі підходи:

1. Залишити латиницею без змін. Siemens AG, Raiffeisen Bank International AG. Це найбезпечніший варіант для договорів, оскільки усуває розбіжності з підписом і печаткою.
2. Транслітерувати з дужками. «Сіменс АГ» (Siemens AG). Застосовується там, де українське законодавство вимагає українськомовного тексту, наприклад у деяких документах для державних органів.
3. Використати найменування, зафіксоване в ЄДР. Якщо в Україні зареєстровано представництво або дочірню компанію, її найменування вже внесено до реєстру кирилицею. Цей варіант має пріоритет над будь-якою власною транслітерацією.

Третій пункт критично важливий і його регулярно ігнорують. Якщо в ЄДР записано «Представництво «Сіменс Україна», то саме так воно має називатися в договорах, судових документах і листуванні з регуляторами, незалежно від того, як група називає себе в глобальних матеріалах.

Посади

Посади не транслітеруються

Це правило має мало винятків. Посада вказує на функцію та обсяг повноважень, і читачеві потрібна саме функція. Dyrektor нікому нічого не пояснює.

Винятки стосуються ситуацій, коли українська посада не має відповідника взагалі — у такому разі транслітерація супроводжується поясненням. Приклад: ФОП у ролі сторони договору.

Таблиця відповідників

Українська посада	Англійська	Коментар
Директор	Director	не CEO, див. нижче
Генеральний директор	Director General, General Director	обидва варіанти прийнятні, оберіть один
Виконавчий директор	Executive Director
Голова правління	Chairman (Chair) of the Management Board	для АТ і банків
Член правління	Member of the Management Board
Голова наглядової ради	Chairman (Chair) of the Supervisory Board
Головний бухгалтер	Chief Accountant	не CFO
Фінансовий директор	Chief Financial Officer, Finance Director
Керівник (у розумінні ЄДР)	head, chief executive	посада, внесена до реєстру як особа з правом підпису
Виконуючий обов’язки (в.о.)	Acting	Acting Director
Уповноважена особа	authorised representative
Представник за довіреністю	attorney-in-fact, representative under a power of attorney
Учасник товариства	participant, member	не shareholder для ТОВ
Акціонер	shareholder	лише для АТ
Засновник	founder	не тотожно учаснику
Загальні збори учасників	General Meeting of Participants (Members)
Ревізійна комісія	Audit Commission
Корпоративний секретар	Corporate Secretary

Пастка CEO

Найпоширеніша та найдорожча помилка в цьому блоці: переклад слова «директор» як CEO.

В українському праві директор є виконавчим органом товариства й діє від його імені на підставі статуту, без довіреності. Обсяг його повноважень визначається статутом і рішеннями загальних зборів, а сам факт його призначення відображається в ЄДР. Іноземний контрагент, банк або нотаріус перевіряє саме це.

CEO є передусім управлінським титулом, поширеним у корпоративній практиці США. Він не є терміном, який автоматично надає представницькі повноваження в українському розумінні. Коли в перекладі статуту з’являється CEO, іноземний юрист втрачає прив’язку до реєстрової конструкції і починає ставити запитання: хто ж тоді director у сенсі корпоративного органу, де перелік членів board, чому в реєстрі одна особа, а в документі — інша посада.

Правило просте: у перекладі установчих документів і документів, що підтверджують повноваження, використовується термін «Director». CEO допустимий у маркетингових матеріалах, візитівках і презентаціях, тобто там, де немає юридичних наслідків.

Підписний блок

Підписний блок є місцем, де сходяться всі три категорії: назва, посада, ім’я. Саме тут найдорожче помилятися.

Було (типовий машинний результат):

ООО “Промтехбуд” — CEO Sergey Goncharenko acting on the basis of the Statute

Стало:

TOV Promtekhbud — Serhii Honcharenko, Director acting under the Charter

Що змінилося і чому:

• «ООО» замість «ТОВ» означає, що перекладач працював із російськомовним джерелом або з машинною пам’яттю, забрудненою російськими текстами. Для української компанії це груба помилка, яка ставить під сумнів весь документ.
• CEO замінено на Director із причин, описаних вище.
• Написання імені узгоджено із закордонним паспортом підписанта (за умови, що в паспорті саме Serhii Honcharenko; якщо там Sergiy Goncharenko, то в документі має бути Sergiy Goncharenko).
• Statute замінено на Charter. Statute англійською означає закон, акт парламенту. Установчий документ товариства англійською буде Charter або Articles of Association.

Імена підписантів

Джерело істини номер один

Для будь-якого документа, який має правові наслідки за кордоном, джерелом істини є закордонний паспорт підписанта. Не таблиця транслітерації, не побажання перекладача, не звичка компанії.

Причина суто практична. Іноземний нотаріус, банківський комплаєнс-офіцер або реєстратор порівнює ім’я в документі з іменем у документі, що посвідчує особу. Якщо вони не збігаються буква в букву, документ не приймається. Жодні пояснення щодо офіційного стандарту транслітерації не допоможуть, бо особа, яка виконує перевірку, не зобов’язана знати українську постанову № 55.

Скільки варіантів має одне ім’я

Українською	Можливі написання
Юрій	Yurii, Yuriy, Yuri, Yury, Iurii, Iuriy
Сергій	Serhii, Serhiy, Sergii, Sergiy, Sergey, Serguei
Олексій	Oleksii, Oleksiy, Alexey, Alexei
Тетяна	Tetiana, Tetyana, Tatiana, Tatyana
Гончаренко	Honcharenko, Goncharenko, Gontcharenko
Хижняк	Khyzhniak, Khyzhnyak, Hizhnyak
Щербань	Shcherban, Sherban, Scherban
В’ячеслав	Viacheslav, Vyacheslav, Vjacheslav

Кожен із цих варіантів для якоїсь особи є єдино правильним, бо саме він стоїть у її паспорті. Помилка виникає не тоді, коли обрано «неправильний» варіант, а тоді, коли обрано варіант, який не збігається з паспортом, або коли в межах одного пакета документів використано два різні варіанти.

Окрема категорія: паспорти, видані до 2010 року, і паспорти, оформлені за старими правилами з французькою моделлю транслітерації (Iouri, Gontcharenko). Такі люди досі мають чинні документи, і саме таке написання слід відтворювати.

Право на збереження написання

Українське законодавство передбачає механізм, про який варто знати юристам, які супроводжують корпоративні структури.

Згідно з Порядком оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон (постанова КМУ від 07.05.2014 № 152), на письмове прохання заявника внесення прізвища та імені латинськими літерами може бути виконано відповідно до їх написання у раніше виданих документах, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, або в документах, що підтверджують факт народження чи зміну імені, виданих компетентними органами іноземної держави та легалізованих у встановленому порядку. Написання прізвища також може бути узгоджене з написанням прізвища дитини, батьків або одного з подружжя у раніше виданих їм паспортах.

Практичний висновок для бізнесу: якщо підписант має історію документів, договорів, банківських рахунків або корпоративних записів за кордоном із певним написанням, таке написання можна зберегти під час обміну паспорта, а не приймати автоматично згенерований варіант. Це дешевше, ніж потім переоформлювати весь ланцюг документів.

І зворотне попередження: МВС послідовно прагне усунення розбіжностей, і наявність в однієї особи кількох чинних документів із різною транслітерацією створює ризик визнання таких документів недійсними, коли особа в черговий раз звернеться щодо їх оформлення або обміну.

По батькові

За замовчуванням по батькові в англомовних юридичних документах не використовується, оскільки в закордонному паспорті його немає. Стандартна форма: Serhii Honcharenko.

Винятки, коли по батькові потрібне:

• документ подається до українського органу і має двомовний характер;
• по батькові фігурує в оригіналі документа, який засвідчується нотаріально, і переклад має відповідати оригіналу повністю;
• потрібно розрізнити двох осіб з однаковими іменем і прізвищем (реальна ситуація в корпоративних групах).

У таких випадках використовується форма Serhii Petrovych Honcharenko або Serhii Honcharenko (patronymic: Petrovych), а не Serhii P. Honcharenko, бо ініціал по батькові англомовний читач сприйме як middle name.

Порядок імені та прізвища

В українських документах панує порядок «прізвище, ім’я, по батькові». В англомовних — «given name, surname». У перекладі український порядок змінюється на англомовний, за винятком таблиць, реєстрів і списків, де прізвище свідомо стоїть першим. У такому разі рекомендується чітко позначити колонки (Surname / Given name), щоб уникнути двозначності під час подальшого машинного опрацювання.

Адреси та інші іменовані сутності

Адреса в корпоративному документі виконує дві функції: ідентифікує юридичну особу і має бути придатною для доставки кореспонденції. Звідси правило:

родові слова перекладаються, власні назви транслітеруються. Наприклад:

вул. Богдана Хмельницького, 12, оф. 5, м. Київ, 01030, Україна → 12 Bohdana Khmelnytskoho St., Office 5, Kyiv, 01030, Ukraine

Альтернативний, більш консервативний підхід зберігає українську структуру повністю транслітерованою (vul. Bohdana Khmelnytskoho, 12), і він виправданий, коли адреса має бути придатною для повернення в українську систему, наприклад для міжнародного поштового відправлення.

Головна вимога: обрати один підхід і застосувати його до всього пакета документів. Ситуація, коли в статуті St., а в довіреності vul., створює формальну підставу для сумніву, чи йдеться про одну й ту саму адресу.

Окремо: топоніми пишуться за чинною українською латинізацією. Kyiv, не Kiev. Kharkiv, не Kharkov. Zaporizhzhia, не Zaporozhye. Odesa з однією s. Для документів, що подаються до іноземних органів, це вже не питання політики, а питання відповідності офіційним українським реєстрам, з якими ці документи звірятимуть.

Чому це критично для комплаєнсу і санкційного скринінгу

Є вимір цієї теми, який виходить далеко за межі акуратності оформлення.

Системи санкційного скринінгу, перевірки контрагентів і KYC працюють зі списками імен. Імена порівнюються за їхнім написанням, причому допускаються незначні відмінності. Варіативність транслітерації прямо впливає на результат перевірки у двох напрямках:

• Хибно негативний результат. Особа або компанія, що перебуває в списку під одним написанням, не виявляється під час перевірки за іншим написанням. Chornomorskyi і Chernomorsky для алгоритму можуть виявитися різними рядками. Для юридичного відділу, який відповідає за санкційний комплаєнс, це не технічна проблема, а ризик порушення.
• Хибно позитивний результат. Ваш власний контрагент або підписант зупиняється на перевірці через випадковий збіг варіанта написання з фігурантом списку. Наслідки: заморожений платіж, затримка транзакції, запит на додаткові документи.

Практичний висновок для юридичних відділів: під час перевірки контрагентів варто проганяти не одне написання, а набір імовірних варіантів. Санкційні списки OFAC, ЄС та інших юрисдикцій самі містять розділи альтернативних написань (a.k.a.), і це пряме визнання того, що одне написання ніколи не покриває всю картину.

Три сценарії, у яких документ повертається

Сценарій 1. Реєстрація дочірньої компанії за кордоном. У перекладі статуту материнська компанія названа TOV Vertykal, у нотаріально засвідченій довіреності на реєстраційного агента — Vertical LLC, а у витягу з ЄДР — Vertykal LLC. Іноземний реєстратор бачить три різні найменування і не може встановити, що заявник і особа, яка видала довіреність, збігаються. Результат: зупинення реєстрації, повторне оформлення довіреності, повторний апостиль, втрата 2–3 тижнів.

Сценарій 2. Відкриття рахунку в іноземному банку. У корпоративній анкеті підписант зазначений як Sergiy Goncharenko (так історично писала компанія), у закордонному паспорті стоїть Serhii Honcharenko (паспорт обмінювався у 2023 році, транслітерація оновилася). Комплаєнс банку фіксує розбіжність в ідентифікаційних даних уповноваженої особи. Результат: запит на пояснення, довідка, додаткові два тижні.

Сценарій 3. Арбітраж. У перекладі договору сторона зазначена з адресою в Kharkov, у перекладі витягу з реєстру — Kharkiv, у перекладі банківських документів — Charkow (переклад робився через німецьку). Опонент звертає увагу трибуналу на невідповідність ідентифікаційних даних сторони в поданих доказах. Правових наслідків, найімовірніше, не буде, але позиція виглядає неохайно, і час витрачено на пояснення.

Жоден із цих сценаріїв не є наслідком нерозуміння права. Усі три є наслідком відсутності єдиного реєстру іменованих сутностей.

Як побудувати процес: реєстр іменованих сутностей

Рішення структурне, і воно займає один робочий день на етапі запуску.

Крок 1. Створити реєстр

Таблиця, у якій для кожної сутності зафіксовано затверджений варіант і джерело:

Сутність	Українською	Англійською	Джерело істини	Дата фіксації
Компанія	ТОВ «Промтехбуд»	TOV Promtekhbud	Статут, п. 1.2	12.03.2024
Директор	Гончаренко Сергій Петрович	Serhii Honcharenko	Закордонний паспорт FE123456	12.03.2024
Посада директора	Директор	Director	Рішення про уніфікацію	12.03.2024
Юридична адреса	вул. Сумська, 15, м. Харків	15 Sumska St., Kharkiv	Витяг з ЄДР	12.03.2024
Материнська компанія	«Промтех Холдинг Б.В.»	Promtech Holding B.V.	Реєстр KVK	12.03.2024

Крок 2. Визначити джерела істини заздалегідь

• Найменування компанії: статут, потім ЄДР.
• Імена фізичних осіб: закордонний паспорт, копію якого слід зберігати в справі.
• Адреси: витяг із ЄДР.
• Іноземні компанії: їхній національний реєстр.
• Посади: внутрішнє рішення про уніфікацію, ухвалене один раз.

Крок 3. Передати реєстр підряднику

Бюро юридичних перекладів, яке працює за стандартом ISO 17100, вносить такий реєстр у термінологічну базу й застосовує автоматичну перевірку на етапі контролю якості. Це означає, що розбіжність між статутом і додатком до нього буде виявлена інструментально, а не залежатиме від уважності конкретного редактора.

Крок 4. Оновлювати в разі змін

Зміна директора, обмін паспорта, зміна юридичної адреси, ребрендинг. Кожна така подія потребує оновлення реєстру, інакше через пів року в обігу з’являться дві версії.

Чекліст перед поданням пакета документів

• [ ] Найменування компанії однакове в статуті, витягу з реєстру, довіреності, договорі та всіх додатках
• [ ] Організаційно-правова форма передана послідовно (або скрізь транслітерована, або скрізь перекладена)
• [ ] Лапки та порядок слів у найменуванні уніфіковані
• [ ] Ім’я кожного підписанта збігається з його закордонним паспортом буква в букву
• [ ] По батькові присутнє або відсутнє послідовно в усьому пакеті
• [ ] Посада підписанта передана одним і тим самим терміном скрізь
• [ ] Формулювання про підставу повноважень коректне (Charter, не Statute)
• [ ] Адреса передана за єдиним підходом
• [ ] Топоніми відповідають чинній українській латинізації
• [ ] Назви іноземних контрагентів звірені з їхніми національними реєстрами
• [ ] Назви компаній, що є зворотними транслітераціями, відновлені у вихідній латинській формі
• [ ] Реєстр іменованих сутностей оновлено після завершення роботи

FAQ

Чи існує обов’язкова офіційна транслітерація назви української компанії англійською? Ні. Постанова КМУ № 55 регулює транслітерацію прізвищ, імен осіб і географічних назв. Найменування юридичної особи латиницею компанія визначає самостійно й фіксує його в установчих документах. Саме тому цю фіксацію варто зробити свідомо, а не залишати на розсуд чергового перекладача.

ТОВ — це LLC чи Ltd? Ні те, ні інше. LLC і Ltd є формами за правом США та Англії відповідно, і українське ТОВ має інший правовий режим. Рекомендований підхід: транслітерувати абревіатуру (TOV) і за першої згадки додати пояснення в дужках. Виняток становлять випадки, коли компанія вже роками використовує певний варіант у міжнародних договорах, і зміна створить більше проблем, ніж вирішить.

Чи можна писати назву компанії без лапок? Так, і це переважний варіант в англомовному тексті. Головне: послідовність у всьому пакеті документів.

У статуті вже є англійська назва, але вона написана з помилкою. Що робити перекладачеві? Відтворити її так, як вона зафіксована, і окремо повідомити клієнта про виявлену помилку. Переклад не є місцем для виправлення установчих документів. Якщо клієнт вирішить виправити помилку, це робиться через внесення змін до статуту, а не через переклад.

Директор — це CEO? У перекладі установчих документів і документів, що підтверджують повноваження, ні. Використовується Director. CEO допустимий у матеріалах без правових наслідків.

У паспорті підписанта Sergiy, а за чинним стандартом має бути Serhii. Що писати в перекладі договору? Sergiy, тобто так, як у паспорті. Мета документа — ідентифікація особи, а не демонстрація знання стандарту. Іноземний контрагент, банк або нотаріус звірятиме саме з паспортом.

Чи можна змінити транслітерацію в паспорті? Так, за письмовим проханням, якщо є раніше видані документи з іншим написанням, або за написанням прізвища дитини, батьків чи одного з подружжя в раніше виданих їм паспортах. Якщо в підписанта є історія міжнародних документів під певним написанням, це, як правило, дешевше, ніж переоформлювати весь ланцюг.

Чи потрібно перекладати по батькові? За замовчуванням ні, оскільки в закордонному паспорті його немає. Потрібно, якщо документ засвідчується нотаріально й має відповідати оригіналу повністю, або якщо треба розрізнити двох осіб з однаковими іменами та прізвищами.

Kyiv чи Kiev у юридичних документах? Kyiv. Це відповідає чинній українській латинізації та написанню в українських офіційних реєстрах, з якими документи звірятимуть. Kharkiv, Odesa, Zaporizhzhia, Lviv за тим самим принципом.

Як писати адресу: перекладати «вулиця» чи транслітерувати? Обидва підходи прийнятні. Родові слова частіше перекладаються (St., office), власні назви завжди транслітеруються. Ключова вимога: однаковий підхід у всіх документах пакета.

Хто відповідає, якщо іноземний реєстратор відмовив через розбіжність у написанні? Це залежить від договору з бюро перекладів. Фахове бюро юридичних перекладів бере на себе відповідальність за послідовність у межах переданого йому пакета та за відповідність наданим джерелам. Але якщо клієнт не надав копію паспорта підписанта й не вказав затверджену назву компанії, перекладач не має звідки їх узяти. Тому передавання реєстру іменованих сутностей на старті — це не бюрократія, а розподіл ризиків.

Чи впливає транслітерація на нотаріальне засвідчення та апостиль? Прямо. Нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача, а не якість перекладу, тому сам він розбіжностей у транслітерації не виявляє. Але коли документ з апостилем подається до іноземного органу й там виявляється невідповідність імені, весь ланцюг (переклад, засвідчення, апостиль) доводиться проходити заново з відповідними витратами часу та коштів.

Як зафіксувати єдиний варіант для всіх документів компанії? Створити реєстр іменованих сутностей, зафіксувати джерела істини, передати реєстр підряднику для внесення в термінологічну базу та оновлювати його за кожної зміни керівництва, адреси або структури.

Висновки

Транслітерація в юридичному перекладі не є питанням мовного смаку. Це питання ідентифікації, а ідентифікація або працює, або ні. Проміжного стану немає.

Три речі, які варто зробити юридичному відділу або юридичній фірмі вже цього тижня:

1. Перевірити, чи зафіксовано англомовне найменування компанії в установчих документах. Якщо ні, ухвалити рішення та зафіксувати.
2. Зібрати копії закордонних паспортів усіх осіб, які підписують міжнародні документи, і звірити з тим, як їхні імена написані в наявних перекладах.
3. Створити реєстр іменованих сутностей і передати його підряднику з мовних послуг.

На ці три дії потрібен один робочий день, однак вони закривають більшість причин, через які документи повертаються з іноземних реєстрів, банків і трибуналів.

Потрібен переклад установчих документів, довіреностей або корпоративного пакета? «Профпереклад» спеціалізується на юридичному перекладі для юридичних фірм і внутрішніх юридичних відділів. Ми працюємо за стандартом ISO 17100 з обов’язковим редагуванням другим фахівцем, ведемо термінологічні бази та реєстри іменованих сутностей для кожного клієнта й забезпечуємо повну послідовність написання назв, посад і імен у всьому пакеті документів, включно з додатками.