Реєстраційні й нотаріальні документи юридичних осіб: переклад, який має пройти перевірку

Вступ

Ця категорія документів має спільну рису: їх ніхто не читає заради змісту. Витяг із реєстру, ліцензію, довіреність чи довідку про взяття на облік не вивчають. Їх перевіряють.

Той, хто виконує перевірку, робить обмежений набір операцій: чи та сама це компанія, чи чинний документ, чи має особа повноваження, чи не обмежені вони, чи виданий документ уповноваженим органом. На кожну операцію він витрачає секунди й працює виключно з тим, що бачить у перекладі.

Звідси випливає підхід, який відрізняє цей жанр від договірного чи судового перекладу. Тут не потрібна елегантність і майже не потрібна інтерпретація. Потрібні три речі: точність реквізитів, послідовність написань у всьому пакеті та правильно обрана форма засвідчення. Помилка в жодній із них не є мовною, і саме тому її не виявляє звичайна вичитка.

Що читає перевіряльник

Документ	Що саме перевіряють	Де найчастіше ламається переклад
Витяг із ЄДР	найменування, код, адреса, керівник, обмеження повноважень, види діяльності, статус	обмеження повноважень, КВЕД, статус юридичної особи
Ліцензія, дозвіл	вид діяльності, орган видачі, строк, умови	найменування ліцензійного органу та формулювання виду діяльності
Свідоцтво, сертифікат	предмет, номер, дата, орган	назва документа, яка в іншій системі означає інше
Довідка про взяття на облік	статус платника, орган, дата	назви податкових статусів
Довіреність	обсяг повноважень, строк, право передоручення	буквальність переліку повноважень
Заява	предмет звернення, підписант	формулювання прохальної частини
Дозвільна документація	предмет дозволу, умови, обмеження	технічні терміни поруч із правовими

Два блоки заслуговують окремої уваги.

Обмеження повноважень у витягу

Найдорожча помилка категорії. Якщо у витягу зазначено, що директор укладає правочини понад певний поріг лише за рішенням загальних зборів, а в перекладі це пом’якшено або пропущено, іноземний банк чи контрагент отримує спотворену картину повноважень підписанта.

Формулювання передається буквально:

обмеження щодо представництва юридичної особи: директор укладає правочини на суму, що перевищує 500 000 гривень, виключно за попереднім рішенням загальних зборів учасників
→ restrictions on the authority to represent the legal entity: the Director may enter into transactions exceeding UAH 500,000 only upon a prior resolution of the General Meeting of Participants

Довіреність

Довіреність є документом, у якому обсяг повноважень визначається переліком. Тут неприпустимі узагальнення: якщо в оригіналі перелічено дванадцять дій, у перекладі також має бути дванадцять, у тому самому порядку і з тим самим обсягом.

Окремо перевіряються: строк дії, право передоручення, обмеження за сумою або територією, вимога про нотаріальне засвідчення для окремих дій.

Термінологія: кілька системних пасток

Українською	Правильно	Типова помилка
Витяг з ЄДР	extract from the Unified State Register	certificate: це інший документ
Виписка з реєстру	statement (excerpt) from the register
Код ЄДРПОУ	identification code (EDRPOU code)	tax number: це інше
Свідоцтво	certificate
Дозвіл	permit	permission
Ліцензія	licence
Ліцензійні умови	licensing conditions
Довідка	certificate, statement	reference
Довіреність	power of attorney
Передоручення	substitution, delegation of authority
Взяття на облік	registration (with the tax authority)
Платник податку на додану вартість	VAT payer
В стані припинення	in the process of termination (winding-up)	liquidated: інший статус
Анулювання ліцензії	revocation of the licence
Зупинення дії	suspension
Уповноважена особа	authorised representative
Апостиль	apostille

Дві окремі пастки:

• КВЕД. Дослівний переклад найменування виду діяльності дає текст, якого немає в жодному класифікаторі, і перевіряльник не може зіставити його зі своїм переліком галузей ризику. Український класифікатор побудований на європейському NACE, тому коректно наводити український код і офіційне англомовне формулювання відповідного коду NACE.
• Електронні документи. Сучасний витяг із ЄДР є електронним документом з кваліфікованим електронним підписом. Для нотаріального засвідчення перекладу і для подання іноземному органу потрібен не лише файл, а й роздрукований протокол перевірки підпису. Без нього документ виглядає як звичайна роздруківка, а роздруківка не є документом ані для нотаріуса, ані для банку.

Наскрізна послідовність

Пакет складається з документів різних органів, виданих у різні роки. Перевіряльник зводить їх в одну картину, і розрив у ланцюгу зупиняє процедуру надійніше за будь-яку термінологічну неточність.

Контрольні точки:

• найменування компанії однакове у витягу, ліцензії, довіреності та статуті;
• ім’я підписанта збігається з його закордонним паспортом буква в букву;
• посада передана одним терміном у всіх документах;
• адреса перекладена за єдиним підходом;
• назви органів звірені з їхнім англомовним самоназванням.

Рішення структурне: реєстр іменованих сутностей із визначеними джерелами істини (статут і ЄДР для найменування, закордонний паспорт для імен), зафіксований до початку перекладу і переданий підряднику.

Форма засвідчення: нотаріус чи печатка бюро

Питання, яке визначає вартість, строк і долю оригіналу. Обидва варіанти є законними інструментами з різною сферою застосування.

Нотаріальне засвідчення

Нотаріус у переважній більшості випадків засвідчує справжність підпису перекладача, а не якість перекладу: він встановлює особу перекладача і перевіряє кваліфікацію за дипломом. Відповідальність за зміст залишається на перекладачі та бюро.

Дві конфігурації:

1. Засвідчення лише підпису. Переклад підшивається до оригіналу або до звичайної копії. Одна нотаріальна дія — дешевше. Підходить для документів, які легко отримати повторно: витяг з ЄДР, довідки, довіреність, виготовлена спеціально для подання.
2. Нотаріальна копія плюс засвідчення підпису. Спочатку виготовляється нотаріальна копія, потім до неї підшивається переклад. Дві дії, дорожче, але оригінал повертається до компанії. Для ліцензій, дозволів і свідоцтв це майже завжди правильний вибір.

Важливо розуміти механіку: документ, до якого підшито переклад, стає частиною зшивки й більше не існує окремо. Долю оригіналу вирішують до візиту до нотаріуса, а не після.

Ще одне обмеження: з окремих категорій документів нотаріальну копію робити не можна (зокрема, з комерційних документів і документів, що посвідчують особу). Це не блокує переклад, але означає, що доступна лише перша конфігурація.

Засвідчення печаткою бюро перекладів

Бюро додає засвідчувальний напис або сертифікат: що переклад виконано з такої мови на таку, що перекладач має кваліфікацію, що переклад повний і відповідає наданому документу, з датою і реквізитами бюро.

Параметр	Нотаріальне	Печатка бюро
Вартість	вища, окрема плата за кожну дію і документ	нижча
Строк	залежить від графіка нотаріуса та присутності перекладача	у день готовності перекладу
Потрібен оригінал	так	ні, достатньо скан-копії
Кілька примірників	кожен оплачується окремо	тиражується без істотних витрат

Де приймають печатку бюро: внутрішньокорпоративне використання, комерційна перевірка контрагентом, часто on-boarding у платіжних установах, тендерні процедури без прямої вимоги нотаріального засвідчення, юрисдикції загального права, де інститут присяжного перекладача відсутній.

Де не приймають: державні реєстратори, консульські установи, процедури з подальшим апостилюванням перекладу, будь-яка вимога, сформульована як «нотаріально засвідчений переклад», країни з інститутом присяжного перекладача.

Коли печатка бюро є єдиним варіантом. Частину документів нотаріально засвідчити неможливо в принципі, бо вони не відповідають вимогам до документа: роздруківки з реєстрів і сайтів без офіційного посвідчення, скріншоти, внутрішні регламенти, документи без реквізитів і мокрої печатки. Нотаріус відмовить не через небажання, а через відсутність правових підстав. Тут засвідчення бюро залишається єдиним способом надати перекладу формального статусу.

Головне правило. Дивіться на дослівний текст вимоги приймаючої сторони. Формулювання certified, official, sworn і notarised означають різні речі, і буквальний переклад цих слів не дає відповіді на запитання, що саме треба зробити.

Строк придатності

Фактор, який недооцінюють у плануванні. Більшість іноземних банків і реєстраторів приймають витяги й довідки, видані не раніше ніж за один-три місяці до подання. Ланцюг «отримати документ, перекласти, засвідчити нотаріально, поставити апостиль, надіслати» легко з’їдає три-чотири тижні.

Строк перекладу є частиною строку дії документа. Планування починається від дати подання назад.

Типові помилки

1. Пом’якшення або пропуск обмежень повноважень керівника у витягу.
2. Узагальнення переліку повноважень у довіреності.
3. Дослівний переклад КВЕД замість зіставлення з NACE.
4. Різні написання найменування компанії в межах пакета.
5. Ім’я підписанта не звірене із закордонним паспортом.
6. Подання електронного витягу без протоколу перевірки підпису.
7. Неперекладені печатки, штампи, апостиль і службові позначки.
8. Підшивання перекладу до єдиного оригіналу, потрібного компанії.
9. Форма засвідчення обрана за звичкою, а не за дослівним текстом вимоги.
10. Документ втратив актуальність, поки готувалися переклад і апостиль.

Чек-лист

• [ ] Отримано дослівний текст вимоги щодо форми засвідчення
• [ ] Перевірено строк придатності документів, побудовано зворотний графік
• [ ] Вирішено, які оригінали можуть стати частиною зшивки
• [ ] Перевірено, чи не належить документ до категорії, з якої нотаріальна копія неможлива
• [ ] Для електронних документів підготовлено протоколи перевірки підпису
• [ ] Зафіксовано єдині написання компанії, посад, імен і адрес
• [ ] Обмеження повноважень і переліки в довіреностях передані буквально
• [ ] Перекладено все, включно з печатками, штампами і апостилем
• [ ] Визначено потрібну кількість примірників заздалегідь

FAQ

Чим нотаріальне засвідчення відрізняється від засвідчення печаткою бюро?
Нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача, встановивши його особу і кваліфікацію. Бюро засвідчує повноту і відповідність перекладу власним сертифікатом. Перше потрібне для державних органів, реєстраторів і апостилювання, друге для комерційного обороту і внутрішнього використання.

Чи повернуть оригінал ліцензії після засвідчення?
Тільки якщо обрано конфігурацію з нотаріальною копією. При підшиванні безпосередньо до оригіналу він стає невіддільною частиною зшивки.

Чи можна засвідчити переклад скана?
Нотаріально як правило ні: потрібен документ із справжніми реквізитами. Печаткою бюро так, і саме тому цей варіант часто є єдиним доступним.

Чи потрібен апостиль перед перекладом іноземного документа?
Так. Іноземні документи приймаються нотаріусом лише з апостилем або консульською легалізацією. Порядок «перекласти, потім легалізувати» означає переробку.

Чи потрібно перекладати печатки і штампи?
Так. Переклад виконується з усього документа, включно з текстом печаток, штампів, апостиля і службових позначок.

Як швидко можна отримати готовий пакет?
Переклад типового пакета (витяг, ліцензія, довіреність, довідка) зазвичай виконується за один-два робочі дні. Нотаріальне засвідчення додає день або два. Апостиль планується окремо.

Скільки коштує професійний юридичний переклад?
У «Профпереклад» вартість починається від 0,91 грн за слово. Кінцева ціна залежить від мовної пари, обсягу, строку і форми засвідчення. Для компаній, які регулярно оновлюють корпоративний пакет, вартість знижується за рахунок накопиченої пам’яті перекладів.

Як не готувати пакет заново під кожну процедуру?
Тримати постійний англомовний корпоративний пакет і оновлювати його раз на квартал: витяг, статут, ліцензії, рішення про призначення керівника, типова довіреність. Тоді під кожну нову процедуру перекладається лише те, що специфічне для неї.

Висновки

Перше. Ці документи перевіряють, а не читають. Точність реквізитів і послідовність написань важать більше за будь-яку стилістику.

Друге. Обмеження повноважень і переліки повноважень у довіреностях передаються буквально. Узагальнення тут є втратою змісту, а не спрощенням.

Третє. Форма засвідчення визначається дослівним текстом вимоги. Нотаріус там, де його не вимагають, коштує часу і грошей без користі; печатка бюро там, де вимагають нотаріуса, означає повернення пакета.

Четверте. Долю оригіналу вирішують до візиту до нотаріуса, а строк перекладу планують від дати подання назад.

Готуєте пакет для іноземного банку, реєстратора чи контрагента? «Профпереклад» виконує переклад реєстраційних і дозвільних документів для юридичних фірм і внутрішніх юридичних відділів: витяги з реєстрів, ліцензії, дозволи, сертифікати, довідки, довіреності та заяви. Ми проводимо попередню перевірку документів на відповідність вимогам, підказуємо потрібну форму засвідчення, забезпечуємо наскрізну послідовність написань у всьому пакеті та супроводжуємо нотаріальне засвідчення. Працюємо за стандартом ISO 17100 з обов’язковим редагуванням другим фахівцем. Вартість перекладу від 0,91 грн за слово.

Документи, з якими ми працюємо

Реєстраційні:

• переклад витягу з ЄДР
• переклад виписки з ЄДР
• переклад свідоцтва про державну реєстрацію
• переклад довідки про взяття на облік платника податків
• переклад свідоцтва платника ПДВ
• переклад витягу з реєстру платників єдиного податку
• переклад довідки про відсутність заборгованості
• переклад витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно
• переклад витягу з Державного земельного кадастру
• переклад відомостей про кінцевого бенефіціарного власника
• переклад структури власності

Дозвільні:

• переклад ліцензії
• переклад ліцензійних умов
• переклад дозволу на виконання робіт
• переклад сертифіката відповідності
• переклад декларації відповідності
• переклад висновку санітарно-епідеміологічної експертизи
• переклад свідоцтва про реєстрацію знака для товарів і послуг
• переклад патенту
• переклад акредитаційних документів
• переклад дозвільної документації у сфері будівництва
• переклад експлуатаційного дозволу

Нотаріальні та підписні:

• переклад довіреності
• переклад генеральної довіреності
• переклад довіреності на представництво в суді
• переклад передоручення
• переклад заяви
• переклад згоди
• переклад афідевіту
• переклад нотаріально посвідченого правочину
• переклад документів з апостилем

Іноземні документи для подання в Україні:

• переклад Certificate of Incorporation
• переклад Certificate of Good Standing
• переклад Certificate of Incumbency
• переклад Power of Attorney
• переклад Tax Residency Certificate
• переклад витягів з іноземних торгових реєстрів