Переклад документів Word: як зберегти форматування, стилі та структуру

DOCX це найкращий формат, у якому можна надіслати текст на переклад. Файл редагований, має логічну структуру, коректно розбивається на речення і без втрат повертається замовнику в первісному оформленні. Якщо у вас є вибір, що надсилати, надсилайте Word.

«Найкращий» не означає «беззастережний». У документах Word є з десяток місць, де текст ховається від автоматичного вивантаження, і кілька звичок оформлення, які здатні зіпсувати переклад ще до його початку. Розбираємо, як влаштована робота з DOCX і що зробити з файлом перед відправленням, щоб отримати чистий результат.

Чому DOCX зручний формат для перекладу

Файл Word це, по суті, впорядкований набір даних: окремо текст, окремо оформлення, окремо структура документа. Саме тому системи перекладу працюють із ним напряму, без проміжних конвертацій.

Що це дає на практиці:

• Текст лишається текстом. Речення не розсипаються на фрагменти, як це стається з PDF, тому сегментація коректна.
• Оформлення зберігається автоматично. Напівжирний шрифт, курсив, посилання, стилі заголовків переносяться в переклад без ручної роботи.
• Пам’ять перекладів працює на повну. Цілі речення дають високий відсоток збігів у наступних документах того самого замовника.
• Верстка зазвичай не потрібна. Перекладений файл виглядає як оригінал одразу після експорту, а не після окремого етапу оформлення.

Ці чотири пункти прямо впливають на ціну і строки. Той самий текст у Word і в PDF коштує по-різному саме через обсяг підготовчої роботи.

Що бачить перекладач у робочому файлі

Під час імпорту система перекладу відділяє текст від оформлення. Перекладач працює з реченнями, а елементи форматування перетворюються на службові позначки всередині сегмента.

Виглядає це приблизно так: якщо в оригіналі частина речення виділена напівжирним, перекладач бачить у цьому місці мітки початку і кінця виділення. Його завдання розставити ці мітки правильно в українському реченні, де порядок слів інший. Автоматична перевірка контролює, щоб жодна мітка не загубилася.

Практичний висновок для замовника: чим менше в документі хаотичного форматування всередині речень, тим менше міток і тим менша ймовірність збою. Документ, у якому кожне друге слово виділено іншим шрифтом чи кольором, працюється повільніше за той самий текст в однорідному оформленні.

Де в документі Word ховається текст, який легко пропустити

Це найчастіша причина непорозумінь після здачі проєкту: замовник відкриває файл і бачить неперекладені фрагменти. Зазвичай вони були в місцях, які він не врахував, замовляючи роботу.

Перевірте свій документ за цим переліком:

• Колонтитули. Верхні та нижні, включно з різними колонтитулами для першої сторінки і парних сторінок.
• Виноски та кінцеві виноски. Часто містять посилання на нормативні документи, які теж потребують уваги.
• Написи і фігури. Текст у текстових полях і автофігурах вивантажується, але легко губиться під час перевірки, бо не потрапляє у звичайний потік читання.
• Схеми SmartArt. Текст у них зазвичай доступний, а от підписи, вбудовані як частина зображення, ні.
• Діаграми та вбудовані таблиці Excel. Об’єкт, вставлений у Word із зовнішнього файлу, живе за власними правилами. Підписи осей, легенди і назви рядів часто доводиться обробляти окремо.
• Альтернативний текст зображень. Важливий для документів, які підуть на сайт або в довідкову систему.
• Властивості документа. Назва, автор, ключові слова. Дрібниця, але для публічних документів іноді має значення.
• Прихований текст і приховані рядки таблиць. Якщо їх потрібно перекласти, попередьте про це окремо.

Найнадійніше правило: якщо якийсь фрагмент має бути перекладений, скажіть про це в запиті. Якщо якийсь фрагмент перекладати не треба, наприклад артикули, назви продуктів або код, скажіть і про це.

Стилі проти ручного форматування

Word дозволяє оформити заголовок двома способами: застосувати стиль «Заголовок 1» або вручну збільшити шрифт і зробити його напівжирним. Візуально результат однаковий. Для перекладу різниця суттєва.

Документ на стилях зберігає структуру: система бачить, де заголовок, де основний текст, де підпис до рисунка. Автоматично оновлюється зміст, коректно працює нумерація розділів, переклад повертається в готову ієрархію.

Документ на ручному форматуванні структури не має. Після перекладу заголовки доводиться вирівнювати вручну, зміст перебирати заново, а нумерація розділів живе окремим життям.

Друга поширена звичка з тими самими наслідками це таблиці, зроблені пробілами або табуляціями. У перекладі довжина слів змінюється, і такий «стовпчик» розсипається. Справжня таблиця Word витримує зміну довжини тексту без втручання.

Ручні переноси рядків: чому вони псують переклад

Окремо варто сказати про поєднання Shift+Enter усередині речення. Його часто використовують, щоб «красиво» розбити довгий заголовок або підпис на два рядки.

Для системи перекладу такий перенос це кінець сегмента. Одне речення перетворюється на два уламки, кожен з яких перекладається окремо, без контексту. В українській мові з іншим порядком слів це майже гарантована помилка узгодження. До того ж уламки не потрапляють у пам’ять перекладів як повноцінні одиниці, тому наступного разу знижка на повтори буде меншою.

Якщо потрібно керувати розривами рядків, краще налаштувати ширину поля, абзацний відступ або розмір шрифту. Перед відправленням на переклад ручні переноси всередині речень варто прибрати.

Виправлення, примітки і кілька версій в одному файлі

Документ з увімкненим режимом рецензування містить одночасно два тексти: до і після правок. Система перекладу імпортує його по-різному залежно від налаштувань, і результат буває непередбачуваним, аж до перекладу видалених фрагментів.

Правило просте: перед відправленням прийміть або відхиліть усі виправлення і збережіть чисту версію.

З примітками інакше. За замовчуванням вони не перекладаються, тому що зазвичай містять внутрішнє листування. Якщо примітки мають потрапити в переклад, наприклад це коментарі до проєкту договору, вкажіть це в запиті.

Автоматичні поля: зміст, нумерація, перехресні посилання

Зміст, номери сторінок, перехресні посилання і автоматична нумерація в Word це не текст, а поля, які обчислюються на льоту.

Після перекладу вони не оновлюються самі. Довжина заголовків змінилася, кількість сторінок теж, тому зміст, зібраний з англійського оригіналу, показуватиме старі назви і старі номери. Це нормальна поведінка формату, а не помилка перекладу, але фінальний файл потрібно оновити.

У Профпереклад це входить у фінальну перевірку: поля оновлюються, зміст перебудовується, перехресні посилання звіряються. Якщо ви віддаєте документ у друк або на подання, попередьте про це заздалегідь, тоді перевірка буде повнішою.

Розширення тексту: що воно ламає саме у Word

Переклад з англійської на українську збільшує обсяг тексту приблизно на 10 до 20 відсотків. Для звичайного документа це просто кілька додаткових сторінок.

Проблеми починаються там, де довжина зафіксована:

• Комірки таблиць із заданою шириною: текст переходить на новий рядок і ламає висоту рядків по всій таблиці.
• Бланки і форми з полями фіксованого розміру.
• Підписи до рисунків, розраховані на один рядок.
• Колонтитули, де назва документа має вміститися в один рядок.
• Презентаційні документи, зверстані під конкретну кількість сторінок.

Якщо в документі є такі місця, скажіть про це на старті. Ми або узгодимо скорочені формулювання, або передбачимо етап підганяння оформлення. Ця робота тарифікується окремо від перекладу.

Старі формати DOC і RTF, шаблони DOTX і захищені файли

DOC. Формат Word до версії 2007. Перед роботою конвертується у DOCX. Конвертація зазвичай проходить чисто, але складне оформлення старих документів може зміститися, тому файл перевіряють після переведення.

RTF. Теж конвертується у DOCX. Часто саме в RTF вивантажують документи облікові та юридичні системи.

DOTX і DOTM. Шаблони. Перекладаються так само, як звичайні документи, але потрібно окремо перевірити текст полів і підказок.

Захищені документи. Обмеження на редагування, захист форм або пароль на відкриття блокують імпорт. Знімайте захист перед відправленням або надсилайте пароль разом із файлом.

Як підготувати документ Word до перекладу

Короткий чеклист, який економить час обом сторонам:

1. Прийміть або відхиліть усі виправлення, збережіть чисту версію.
2. Приберіть ручні переноси рядків усередині речень.
3. Переконайтеся, що заголовки оформлені стилями, а не ручним форматуванням.
4. Замініть «таблиці» з пробілів на справжні таблиці.
5. Зніміть захист і паролі.
6. Прикладіть вихідники зображень, якщо на них є текст для перекладу.
7. Напишіть, що перекладати не потрібно: назви продуктів, артикули, фрагменти коду, імена власні у певному написанні.
8. Прикладіть глосарій або попередні переклади, якщо вони є.

Типові помилки замовників

Надсилають PDF, експортований із Word, хоча оригінал лежить у сусідній папці. Найдорожчий варіант того самого замовлення.

Присилають документ із увімкненим рецензуванням і десятками правок. Витрачається час на з’ясування, яка версія актуальна.

Забувають про колонтитули і виноски, а потім вважають їх пропущеними. Ці елементи потрібно згадати в запиті, якщо вони мають бути в перекладі.

Вставляють текст у документ картинками. Скріншот таблиці замість самої таблиці означає ручний набір і окрему тарифікацію.

Не кажуть, що документ має вміститися у фіксовану кількість сторінок. Дізнатися про це після завершення перекладу означає переробляти формулювання.

Коли переклад документів Word можна автоматизувати

Автоматизація в роботі з DOCX працює на двох рівнях.

Пам’ять перекладів. Компанії рідко перекладають унікальні документи. Договори, звіти, посадові інструкції, регламенти і листування будуються на повторюваних формулюваннях. Накопичена пам’ять перекладів дає збіги вже з другого-третього документа, і кожен наступний обходиться дешевше. Для замовників із постійним потоком документації економія на дистанції вимірюється десятками відсотків.

Коннектори до сховищ і систем документообігу. Якщо документи живуть у хмарному сховищі, корпоративному порталі або системі керування контентом, підключення коннектора прибирає ручну передачу файлів: нові й змінені документи потрапляють у проєкт перекладу автоматично, а готовий переклад повертається на місце. Це має сенс, коли потік регулярний. Для разових замовлень достатньо звичайного обміну файлами.

Про те, як влаштована автоматизація перекладу текстів у різних середовищах, докладніше розповідаємо в інших матеріалах цього циклу.

FAQ

Скільки коштує переклад документа Word? Вартість перекладу починається від 0,91 грн за слово. У неї входить переклад і перевірка редактором. Підганяння оформлення, робота з текстом на зображеннях і верстка тарифікуються окремо.

Чому кількість слів у прорахунку не збігається з лічильником Word? Word рахує основний текст документа. Система перекладу враховує ще й колонтитули, виноски, написи, підписи до рисунків, текст у фігурах і таблицях. Тому реальний обсяг для перекладу зазвичай трохи більший за той, що показує статистика в Word.

Чи збережеться форматування після перекладу? Так. Оформлення переноситься автоматично, ви отримуєте файл DOCX, який виглядає як оригінал. Виняток становлять місця, де текст після перекладу став довшим і не вміщується у фіксовану ширину. Такі фрагменти ми показуємо окремо або узгоджуємо коротші формулювання.

Чи потрібно приймати виправлення перед відправленням? Так. Документ з активним режимом рецензування містить дві версії тексту одночасно, і це призводить до помилок під час імпорту. Надсилайте чисту версію.

Чи можна отримати двомовний документ? Так. Можливі варіанти з паралельними колонками, з чергуванням абзаців або з окремими файлами для кожної мови. Формат потрібно вказати на старті, бо він впливає на оформлення.

Чи перекладаєте ви текст, який є на зображеннях усередині документа? Так, але це окрема робота: текст потрібно розпізнати або набрати, перекласти і повернути в зображення. Якщо у вас збереглися вихідні файли ілюстрацій, надішліть їх разом із документом, це помітно здешевить роботу.

У нас щомісяця десятки документів одного типу. Чи буде це дешевше? Так. З накопиченням пам’яті перекладів зростає частка збігів, а повтори тарифікуються за зниженою ставкою. Для регулярного потоку ми також налаштовуємо глосарій, щоб термінологія була однаковою в усіх документах, і за потреби підключаємо автоматичну передачу файлів зі сховища.