Перевод документов Word: как сохранить форматирование, стили и структуру

DOCX это лучший формат, в котором можно прислать текст на перевод. Файл редактируемый, имеет логическую структуру, корректно разбивается на предложения и без потерь возвращается заказчику в первоначальном оформлении. Если у вас есть выбор, что присылать, присылайте Word.

«Лучший» не означает «безоговорочный». В документах Word есть с десяток мест, где текст прячется от автоматической выгрузки, и несколько привычек оформления, которые способны испортить перевод ещё до его начала. Разбираем, как устроена работа с DOCX и что сделать с файлом перед отправкой, чтобы получить чистый результат.

Почему DOCX удобный формат для перевода

Файл Word это, по сути, упорядоченный набор данных: отдельно текст, отдельно оформление, отдельно структура документа. Именно поэтому системы перевода работают с ним напрямую, без промежуточных конвертаций.

Что это даёт на практике:

• Текст остаётся текстом. Предложения не рассыпаются на фрагменты, как это происходит с PDF, поэтому сегментация корректна.
• Оформление сохраняется автоматически. Полужирный шрифт, курсив, ссылки, стили заголовков переносятся в перевод без ручной работы.
• Память переводов работает в полную силу. Целые предложения дают высокий процент совпадений в следующих документах того же заказчика.
• Вёрстка обычно не нужна. Переведённый файл выглядит как оригинал сразу после экспорта, а не после отдельного этапа оформления.

Эти четыре пункта прямо влияют на цену и сроки. Один и тот же текст в Word и в PDF стоит по-разному именно из-за объёма подготовительной работы.

Что видит переводчик в рабочем файле

Во время импорта система перевода отделяет текст от оформления. Переводчик работает с предложениями, а элементы форматирования превращаются в служебные пометки внутри сегмента.

Выглядит это примерно так: если в оригинале часть предложения выделена полужирным, переводчик видит в этом месте метки начала и конца выделения. Его задача расставить эти метки правильно в украинском предложении, где порядок слов другой. Автоматическая проверка контролирует, чтобы ни одна метка не потерялась.

Практический вывод для заказчика: чем меньше в документе хаотичного форматирования внутри предложений, тем меньше меток и тем меньше вероятность сбоя. Документ, в котором каждое второе слово выделено другим шрифтом или цветом, обрабатывается медленнее, чем тот же текст в однородном оформлении.

Где в документе Word прячется текст, который легко пропустить

Это самая частая причина недоразумений после сдачи проекта: заказчик открывает файл и видит непереведённые фрагменты. Обычно они были в местах, которые он не учёл, заказывая работу.

Проверьте свой документ по этому перечню:

• Колонтитулы. Верхние и нижние, включая разные колонтитулы для первой страницы и чётных страниц.
• Сноски и концевые сноски. Часто содержат ссылки на нормативные документы, которые тоже требуют внимания.
• Надписи и фигуры. Текст в текстовых полях и автофигурах выгружается, но легко теряется во время проверки, потому что не попадает в обычный поток чтения.
• Схемы SmartArt. Текст в них обычно доступен, а вот подписи, встроенные как часть изображения, нет.
• Диаграммы и встроенные таблицы Excel. Объект, вставленный в Word из внешнего файла, живёт по собственным правилам. Подписи осей, легенды и названия рядов часто приходится обрабатывать отдельно.
• Альтернативный текст изображений. Важен для документов, которые пойдут на сайт или в справочную систему.
• Свойства документа. Название, автор, ключевые слова. Мелочь, но для публичных документов иногда имеет значение.
• Скрытый текст и скрытые строки таблиц. Если их нужно перевести, предупредите об этом отдельно.

Самое надёжное правило: если какой-то фрагмент должен быть переведён, скажите об этом в запросе. Если какой-то фрагмент переводить не нужно, например артикулы, названия продуктов или код, скажите и об этом.

Стили против ручного форматирования

Word позволяет оформить заголовок двумя способами: применить стиль «Заголовок 1» или вручную увеличить шрифт и сделать его полужирным. Визуально результат одинаковый. Для перевода разница существенная.

Документ на стилях сохраняет структуру: система видит, где заголовок, где основной текст, где подпись к рисунку. Автоматически обновляется содержание, корректно работает нумерация разделов, перевод возвращается в готовую иерархию.

Документ на ручном форматировании структуры не имеет. После перевода заголовки приходится выравнивать вручную, содержание перебирать заново, а нумерация разделов живёт отдельной жизнью.

Вторая распространённая привычка с теми же последствиями это таблицы, сделанные пробелами или табуляциями. В переводе длина слов меняется, и такой «столбик» рассыпается. Настоящая таблица Word выдерживает изменение длины текста без вмешательства.

Ручные переносы строк: почему они портят перевод

Отдельно стоит сказать о сочетании Shift+Enter внутри предложения. Его часто используют, чтобы «красиво» разбить длинный заголовок или подпись на две строки.

Для системы перевода такой перенос это конец сегмента. Одно предложение превращается в два обломка, каждый из которых переводится отдельно, без контекста. В украинском языке с другим порядком слов это почти гарантированная ошибка согласования. К тому же обломки не попадают в память переводов как полноценные единицы, поэтому в следующий раз скидка на повторы будет меньше.

Если нужно управлять разрывами строк, лучше настроить ширину поля, абзацный отступ или размер шрифта. Перед отправкой на перевод ручные переносы внутри предложений стоит убрать.

Исправления, примечания и несколько версий в одном файле

Документ с включённым режимом рецензирования содержит одновременно два текста: до и после правок. Система перевода импортирует его по-разному в зависимости от настроек, и результат бывает непредсказуемым, вплоть до перевода удалённых фрагментов.

Правило простое: перед отправкой примите или отклоните все исправления и сохраните чистую версию.

С примечаниями иначе. По умолчанию они не переводятся, потому что обычно содержат внутреннюю переписку. Если примечания должны попасть в перевод, например это комментарии к проекту договора, укажите это в запросе.

Автоматические поля: содержание, нумерация, перекрёстные ссылки

Содержание, номера страниц, перекрёстные ссылки и автоматическая нумерация в Word это не текст, а поля, которые вычисляются на лету.

После перевода они не обновляются сами. Длина заголовков изменилась, количество страниц тоже, поэтому содержание, собранное из английского оригинала, будет показывать старые названия и старые номера. Это нормальное поведение формата, а не ошибка перевода, но финальный файл нужно обновить.

В Профпереклад это входит в финальную проверку: поля обновляются, содержание перестраивается, перекрёстные ссылки сверяются. Если вы отдаёте документ в печать или на подачу, предупредите об этом заранее, тогда проверка будет полнее.

Расширение текста: что оно ломает именно в Word

Перевод с английского на украинский увеличивает объём текста примерно на 10 до 20 процентов. Для обычного документа это просто несколько дополнительных страниц.

Проблемы начинаются там, где длина зафиксирована:

• Ячейки таблиц с заданной шириной: текст переходит на новую строку и ломает высоту строк по всей таблице.
• Бланки и формы с полями фиксированного размера.
• Подписи к рисункам, рассчитанные на одну строку.
• Колонтитулы, где название документа должно уместиться в одну строку.
• Презентационные документы, свёрстанные под конкретное количество страниц.

Если в документе есть такие места, скажите об этом на старте. Мы либо согласуем сокращённые формулировки, либо предусмотрим этап подгонки оформления. Эта работа тарифицируется отдельно от перевода.

Старые форматы DOC и RTF, шаблоны DOTX и защищённые файлы

DOC. Формат Word до версии 2007. Перед работой конвертируется в DOCX. Конвертация обычно проходит чисто, но сложное оформление старых документов может сместиться, поэтому файл проверяют после перевода в новый формат.

RTF. Тоже конвертируется в DOCX. Часто именно в RTF выгружают документы учётные и юридические системы.

DOTX и DOTM. Шаблоны. Переводятся так же, как обычные документы, но нужно отдельно проверить текст полей и подсказок.

Защищённые документы. Ограничения на редактирование, защита форм или пароль на открытие блокируют импорт. Снимайте защиту перед отправкой или присылайте пароль вместе с файлом.

Как подготовить документ Word к переводу

Короткий чек-лист, который экономит время обеим сторонам:

1. Примите или отклоните все исправления, сохраните чистую версию.
2. Уберите ручные переносы строк внутри предложений.
3. Убедитесь, что заголовки оформлены стилями, а не ручным форматированием.
4. Замените «таблицы» из пробелов на настоящие таблицы.
5. Снимите защиту и пароли.
6. Приложите исходники изображений, если на них есть текст для перевода.
7. Напишите, что переводить не нужно: названия продуктов, артикулы, фрагменты кода, имена собственные в определённом написании.
8. Приложите глоссарий или предыдущие переводы, если они есть.

Типичные ошибки заказчиков

Присылают PDF, экспортированный из Word, хотя оригинал лежит в соседней папке. Самый дорогой вариант того же заказа.

Присылают документ с включённым рецензированием и десятками правок. Тратится время на выяснение, какая версия актуальна.

Забывают о колонтитулах и сносках, а потом считают их пропущенными. Эти элементы нужно упомянуть в запросе, если они должны быть в переводе.

Вставляют текст в документ картинками. Скриншот таблицы вместо самой таблицы означает ручной набор и отдельную тарификацию.

Не говорят, что документ должен уместиться в фиксированное количество страниц. Узнать об этом после завершения перевода означает переделывать формулировки.

Когда перевод документов Word можно автоматизировать

Автоматизация в работе с DOCX работает на двух уровнях.

Память переводов. Компании редко переводят уникальные документы. Договоры, отчёты, должностные инструкции, регламенты и переписка строятся на повторяющихся формулировках. Накопленная память переводов даёт совпадения уже со второго-третьего документа, и каждый следующий обходится дешевле. Для заказчиков с постоянным потоком документации экономия на дистанции измеряется десятками процентов.

Коннекторы к хранилищам и системам документооборота. Если документы живут в облачном хранилище, корпоративном портале или системе управления контентом, подключение коннектора убирает ручную передачу файлов: новые и изменённые документы попадают в проект перевода автоматически, а готовый перевод возвращается на место. Это имеет смысл, когда поток регулярный. Для разовых заказов достаточно обычного обмена файлами.

О том, как устроена автоматизация перевода текстов в разных средах, подробнее рассказываем в других материалах этого цикла.

FAQ

Сколько стоит перевод документа Word?
Стоимость перевода начинается от 0,91 грн за слово. В неё входит перевод и проверка редактором. Подгонка оформления, работа с текстом на изображениях и вёрстка тарифицируются отдельно.

Почему количество слов в расчёте не совпадает со счётчиком Word?
Word считает основной текст документа. Система перевода учитывает ещё и колонтитулы, сноски, надписи, подписи к рисункам, текст в фигурах и таблицах. Поэтому реальный объём для перевода обычно немного больше того, что показывает статистика в Word.

Сохранится ли форматирование после перевода?
Да. Оформление переносится автоматически, вы получаете файл DOCX, который выглядит как оригинал. Исключение составляют места, где текст после перевода стал длиннее и не помещается в фиксированную ширину. Такие фрагменты мы показываем отдельно или согласовываем более короткие формулировки.

Нужно ли принимать исправления перед отправкой?
Да. Документ с активным режимом рецензирования содержит две версии текста одновременно, и это приводит к ошибкам во время импорта. Присылайте чистую версию.

Можно ли получить двуязычный документ?
Да. Возможны варианты с параллельными колонками, с чередованием абзацев или с отдельными файлами для каждого языка. Формат нужно указать на старте, потому что он влияет на оформление.

Переводите ли вы текст, который есть на изображениях внутри документа?
Да, но это отдельная работа: текст нужно распознать или набрать, перевести и вернуть в изображение. Если у вас сохранились исходные файлы иллюстраций, пришлите их вместе с документом, это заметно удешевит работу.

У нас ежемесячно десятки документов одного типа. Будет ли это дешевле?
Да. С накоплением памяти переводов растёт доля совпадений, а повторы тарифицируются по сниженной ставке. Для регулярного потока мы также настраиваем глоссарий, чтобы терминология была одинаковой во всех документах, и при необходимости подключаем автоматическую передачу файлов из хранилища.