Как правило, документы, выданные в определенной стране, имеют юридическую силу только на территории этой страны. Если у вас возникла потребность использовать их за рубежом — например, для нужд бизнеса, оформления брака или наследства, обучения и т. д. — понадобится процедура легализации. Эта процедура может быть разной в зависимости от требований целевой страны, поэтому советуем заранее выяснить подробные требования. В статье расскажем об общем подходе к легализации документов.
Какие документы нужно легализовать
Процедура легализации требуется для большого количества официальных документов. Если вы планируете юридически оформить семейные или деловые отношения, устроиться на работу, поступить в университет и т. д., нужно легализовать соответствующий пакет документов, например:
- свидетельства о заключении и расторжении брака;
- свидетельства о рождении и усыновлении;
- свидетельство о смерти;
- документы о получении образования или научной степени;
- судебные решения, доверенности;
- документы о регистрации юридического лица;
- разнообразные справки — из налоговой, банков и т. д.
Обратите внимание: личные документы, такие как паспорт, водительские права, трудовую книжку, пенсионное удостоверение и т. д., легализовать не нужно.
Для каких стран легализация не нужна
Для ряда стран процедура легализации не нужна, поскольку эти государства заключили с Украиной договоры о признании документов или же подписали конвенции, предусматривающие упрощенный подход к признанию документации. Например, если целевая страна подписала Гаагскую конвенцию, на документе достаточно проставить апостиль — штамп специальной формы, которого достаточно для заверения и легализации. К числу этих стран относятся США, Мексика, Турция, Япония, Литва, Германия и др.
Иногда могут потребовать двойной апостиль: это означает, что первый апостиль нужно проставить на документе, а второй (в электронной форме) — на переводе документа. В таком случае следует заранее позаботиться о переводе документов. Легализация потребует меньше ваших усилий и времени, если вы поручите этот процесс бюро переводов, специализирующемуся на этом виде деятельности.
Как проходит легализация различных документов
В целом документ должен пройти следующие этапы:
- Сначала вы делаете нотариальную копию документа и заверяете ее у нотариуса.
- Далее ищете переводчика или бюро переводов, поскольку документ нужно перевести на на язык целевой страны.
- Заверяете документ в Министерстве юстиции.
- Ставите на документ печать в Министерстве иностранных дел.
- Наконец ставите печать в консульском отделе посольства целевой страны.
То, что в перечне упрощенно называется «поставить печать» на самом деле предполагает подтверждение действительности документа. Для этого уполномоченный сотрудник проверяет, действительно ли документ был выдан в указанном учреждении, соответствует ли подпись на документе образцу подписи работника соответствующего учреждения, занимал ли упомянутый сотрудник указанную в документе должность и т. п. Если все в порядке, вы получаете печать в знак подтверждения.
Конкретный перечень этапов определяется рядом документов, применяемых к правоотношениям между страной, где выдали документ, и страной, в которой вы планируете его использовать. Это, в частности, законодательство Украины, заключенные между странами международные договоры, различные конвенции и т. д.
Где проходит легализация документов (Киев)
В процедуре легализации задействованы по меньшей мере три учреждения, поэтому проследите, чтобы у вас было достаточно времени. Учтите, что также требуется время на выполнение перевода.
Конкретный перечень учреждений, в которые нужно обратиться для легализации документов, зависит от типа документов и страны, для которой вы готовите бумаги. Это может быть профильное министерство, затем — Министерство иностранных дел и в конце концов консульство или консульский отдел.
15 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.
Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.
Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School
Юрий Цверкун