Як правило, документи, видані в певній країні, мають юридичну силу лише на території цієї країни. Якщо у вас виникла потреба використовувати їх за кордоном — наприклад, для потреб бізнесу, оформлення шлюбу або спадщини, навчання тощо — знадобиться процедура легалізації. Ця процедура може бути різною залежно від вимог цільової країни, тому радимо наперед з’ясувати докладні вимоги. У статті розповімо про загальний підхід до легалізації документів.
Які документи потрібно легалізувати
Процедура легалізації вимагається для великої кількості офіційних документів. Якщо ви плануєте юридично оформити сімейні або ділові стосунки, влаштуватися на роботу, вступити до університету тощо, потрібно легалізувати відповідний пакет документів, наприклад:
- свідоцтва про укладання й розірвання шлюбу;
- свідоцтва про народження й усиновлення;
- свідоцтво про смерть;
- документи про здобуття освіти й отримання наукового ступеня;
- судові рішення, довіреності;
- документи про реєстрацію юридичної особи;
- різноманітні довідки — з податкової, банків тощо.
Зауважте, що особисті документи, як-от паспорт, права водія, трудову книжку, пенсійне посвідчення тощо, легалізувати не потрібно.
Для яких країн легалізація не потрібна
Для низки країн процедура легалізації не потрібна, оскільки ці держави уклали з Україною договори про визнання документів або ж підписали конвенції, що передбачають спрощений підхід до визнання документації. Наприклад, якщо цільова країна підписала Гаазьку конвенцію, на документі достатньо проставити апостиль — штамп спеціальної форми, якого достатньо для засвідчення й легалізації. До числа цих країн належать США, Мексика, Туреччина, Японія, Литва, Німеччина та ін.
Іноді можуть вимагати подвійний апостиль: це означає, що перший апостиль потрібно проставити на документі, а другий (в електронній формі) — на перекладі документа. У такому разі слід заздалегідь подбати про переклад документів. Легалізація потребуватиме менше ваших зусиль і часу, якщо ви доручите цей процес бюро перекладів, які спеціалізуються на цьому виді діяльності.
Як проходить легалізація різних документів
Загалом документ має пройти такі етапи:
- Спочатку ви робите нотаріальну копію документа й засвідчуєте її в нотаріуса.
- Далі шукаєте перекладача або бюро перекладів, оскільки документ потрібно перекласти мовою цільової країни.
- Засвідчуєте документ у Міністерстві юстиції.
- Ставите на документ печатку в Міністерстві закордонних справ.
- Насамкінець ставите печатку в консульському відділі посольства цільової країни.
Те, що в переліку спрощено називається «поставити печатку» насправді передбачає підтвердження дійсності документа. Для цього вповноважений співробітник перевіряє, чи дійсно документ було видано у вказаній установі, чи відповідає підпис на документі зразку підпису працівника відповідної установи, чи обіймав згаданий працівник указану в документі посаду тощо. Якщо все гаразд, ви отримуєте печатку на знак підтвердження.
Конкретний перелік етапів визначається низкою документів, що застосовуються до правовідносин між країною, де видали документ, і країною, у якій ви плануєте його використовувати. Це, зокрема, законодавство України, укладені між країнами міжнародні договори, різні конвенції тощо.
Де проходить легалізація документів (Київ)
У процедурі легалізації задіяні щонайменше три установи, тому простежте, щоб у вас було достатньо часу. Врахуйте, що також потрібен час на виконання перекладу.
Конкретний перелік установ, до яких потрібно звернутися для легалізації документів, залежить від типу документів і країни, для якої ви готуєте папери. Це може бути профільне міністерство, потім — Міністерство закордонних справ і зрештою консульство або консульський відділ.
15 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.
Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.
Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School
Юрій Цвєркун