Консульська легалізація документів потрібна особам, які планують використовувати ці документи в іноземній державі. Без легалізації документи не матимуть чинності — отже, ви не зможете скористатися ними за призначенням. Процедура консульської легалізації підтверджує законну силу документа, а також гарантує, що документ приймуть у закордонній установі.
Насамперед зазначимо, що процедура консульської легалізації відрізняється в різних країнах. Зокрема, повноваження вчинювати легалізацію можуть бути покладені на різні державні органи. У статті ми дамо відповіді на найпоширеніші запитання про консульську легалізацію та зорієнтуємо вас у загальних рисах, що і як слід робити.
Як легалізують документи?
Щоб легалізувати документ, тобто надати йому юридичної сили в країні призначення, відповідний орган виконує певні дії. Основна мета легалізації — підтвердити, що ваш документ дійсний. Для цього перевіряють підписи посадових осіб, проставлені на документі штампи й печатки тощо.
Легалізувати документи для використання за кордоном можна в різний спосіб: проставити на них спеціальний штамп апостиль або легалізувати в консульстві. Власне, що таке консульська легалізація? Як описано вище, консульська легалізація — це підтвердження вповноваженим працівником відповідної установи чинності та дійсності документа шляхом перевірки й засвідчення підписів і печаток на документі. Зауважте, що вповноважений працівник виключно підтверджує дійсність документа й не несе жодної відповідальності за його зміст.
Чи є процедура консульської легалізації обовְ’язковою?
Ні, вам не обов’язково потрібна саме ця процедура легалізації. Спосіб підтвердження чинності документів залежить від цільової країни:
- іноді легалізація не потрібна взагалі. Наприклад, у більшості країн СНД, на території яких діє Мінська конвенція 1993 року (це, зокрема, Вірменія, Грузія, Молдова тощо). Також не потрібно легалізувати документи, якщо Україна уклала з цільовою країною двосторонню угоду про правову допомогу (це, наприклад, Польща, Литва, Латвія тощо). Однак радимо з’ясувати, чи поширюються положення вказаних вище документів на ваш випадок;
- якщо цільова країна є членом Гаазької конвенції 1961 року, достатньо проставити на документ спеціальний штамп — апостиль. До числа таких країн входять, зокрема, країни ЄС, Австралія, США тощо.
Які документи не підлягають консульській легалізації?
Загалом у відповідних установах легалізують документи про освіту, про цивільний стан особи (тобто документи про те, чи перебуває особа в шлюбі, свідоцтва про народження та ін.), документи щодо страхування, довідки й довіреності, матеріали судових справ і рішення суду, а також документи юридичних осіб. Водночас є низка документів, які не підлягають процедурі консульської легалізації. Це, зокрема:
- паспорт (паспорт громадянина й закордонний паспорт);
- трудова книжка;
- різні види посвідчень особи, зокрема пенсійне;
- військові квитки;
- водійські права та свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів;
- будь-які види листування тощо.
Крім того, легалізації не підлягають будь-які документи, що суперечать українському законодавству, і документи, видані будь-яким органом або посадовою особою з перевищенням повноважень.
Як відбувається консульська легалізація документів в Україні?
Щоб легалізувати документи, видані офіційними установами України, потрібно зібрати пакет документів і надіслати їх у Департамент консульської служби МЗС України. Зверніть увагу, що Департамент приймає документи для легалізації після їх засвідчення у відповідних органах:
- Якщо потрібно легалізувати документи, видані відділом ДРАЦС, спочатку їх слід засвідчити в міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції України.
- Якщо потрібно легалізувати документ про освіту міжнародного зразка, їх слід подавати разом із листом-зверненням навчального закладу, який видав цей документ, а також засвідчити документ у відповідному міністерстві (найчастіше — Міністерстві освіти і науки).
- Якщо потрібно легалізувати документи, видані або засвідчені нотаріусом, спершу їх слід оформити в Міністерстві юстиції України.
Після легалізації документів у Департаменті залишається останній крок — засвідчити документи в дипломатичному представництві вашої цільової країни.
Належним чином підготовлені документи разом із заявою на вчинення легалізації і квитанцією про сплату збору слід надіслати в Департамент службою доставки «Нова пошта». Зразки заяви та адресу, на яку слід надіслати документи, ви знайдете на сайті Міністерства закордонних справ.
15 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.
Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.
Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School
Юрій Цвєркун