Навички керування часом — фундамент для продуктивної роботи. Відразу звертаємо увагу, що тайм-менеджмент вважається навичкою. Це означає, що ви можете навчитися керувати часом краще. Для того даємо кілька порад із тайм-менеджменту.
Як бюро перекладів, ми знаємо, як удосконалити стратегію керування часом. У нашій мережі кілька сотень перекладачів і редакторів, клієнти з різних куточків планети, і ми прагнемо виконувати свою роботу вчасно без винятків. У цьому нам допомагають навички керування часом. Отже, ділимося кількома дієвими порадами з тайм-менеджменту, які ви можете застосувати вже сьогодні.
Використовуйте сучасні системи керування проєктами
Одна з найкращих порад щодо тайм-менеджменту — використовувати сучасну систему керування проєктами для роботи над кожним завданням. Це інтелектуальне програмне забезпечення може керувати робочими потоками, процесами й принципами завершення проєкту.
Такі системи можуть покращити ваші навички керування часом і допоможуть організувати процеси. Усі дані зберігаються в централізованому місці для легкого доступу. Загалом системи управління проєктами забезпечують основу, яку можна використовувати багато разів, тобто автоматизувати повторювані операції.
Ба більше, це програмне забезпечення дуже спрощує роботу зі спільними проєктами. У проєктах такого типу потрібно ефективно керувати часом не одному виконавцю, а групі людей, надаючи всім членам команди чітке уявлення про загальні цілі й індивідуальні очікування. Якісна система керування проєктами полегшує комунікацію і зменшує кількість зайвих переписок електронною поштою та інших затримок.
Налаштуйте шаблони документів
Якщо ваш бізнес схожий на наш, ви надсилаєте й отримуєте багато електронних листів. Однак постійні відповіді на листи можуть заважати керувати часом і впроваджувати ефективну стратегію тайм-менеджменту. Тому радимо створити шаблони.
Ось кілька прикладів шаблонів листів, які допоможуть краще керувати своїм часом:
- Відповіді на загальні запитання про ваші продукти або послуги.
- Листи з привітанням для нових підписників або зареєстрованих користувачів.
- Шаблон для рахунків-фактур чи нагадувань про оплату рахунків.
- Листи з подякою за те, що клієнт вирішив співпрацювати з вашим бізнесом.
Після налаштування шаблонів вам не доведеться щоразу писати новий лист із нуля — достатньо додати в шаблон певні конкретні дані.
Наступним кроком може бути автоматизація: замість того, щоб надсилати кожен лист вручну, спробуйте запланувати автоматичні відповіді щоразу, коли хтось виконує певну дію, наприклад купує товар або підписується на інформаційні листи.
Відповідайте лаконічно
Попри пораду вище, на деякі листи неможливо відповісти за шаблоном. Далі може бути два варіанти розвитку подій:
- Ви довго набираєте відповідь, і це забирає час на продуктивну роботу.
- Ви не відповідаєте на лист, доки не завершите поточне завдання або зустріч, і це може затримати інших .
Найкращий спосіб відповідати на електронні листи без шкоди для вашої стратегії тайм-менеджменту — це знайти спосіб відповідати швидко, навіть коли ви на зустрічі, розмовляєте по телефону або вийшли на обідню перерву. З цим можуть допомогти такі поради:
- Пишіть якомога коротше (не більше ніж три речення) і по суті.
- Відповідайте твердженнями, а не запитаннями.
- Використовуйте скорочення q акроніми, щоб писати швидше.
- Якщо питання складне, домовтеся про телефонний дзвінок — розмова віч-на-віч може виявитись ефективнішою.
Передавайте роботу на аутсорсинг
Остання порада щодо навичок тайм-менеджменту — передавати частину завдань на аутсорсинг іншим компаніям. Наприклад, нам можна доручити всю роботу з перекладом і локалізацією будь-якого контенту, вичиткою і редагуванням, укладанням глосаріїв, упорядкуванням термінології тощо.
За матеріалами renaissance-translations.com
15 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.
Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.
Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School
Юрій Цвєркун